„Epidemia koronawirusa i konieczność podjęcia szeregu środków w celu przeciwdziałania COVID-19, także przez pracodawców, spowodowała upowszechnienie się pracy zdalnej, “pracy” dotychczas występującej na polskim rynku stosunkowo rzadko.”
Raport firmy Deloitte
O projekcie
Początek 2020 roku przyniósł nam nie tylko nieznane dotąd wyzwanie w postaci pandemii COVID-19, ale także ogromne trudności dla przedsiębiorstw na całym świecie. Nagle firmy zostały rzucone na głęboką wodę, a codzienne funkcjonowanie zmieniło się nieodwracalnie. Rozsynchronizowanie nastąpiło w wielu organizacjach, które z dnia na dzień, musiały dostosować się do nowej rzeczywistości.
Jednym z najważniejszych wyzwań, z jakimi musiały się zmierzyć przedsiębiorstwa, było wprowadzenie pracy zdalnej. Coś, co jeszcze niedawno wydawało się odległą przyszłością, stało się koniecznością w zaledwie dwa tygodnie. Firma, która nie miała wcześniej żadnych doświadczeń z tym trybem pracy, musiała błyskawicznie opracować plany, aby umożliwić zatrudnionym osobom wykonywanie ich obowiązków z domu. Wiele organizacji musiało zainwestować w niezbędne narzędzia i infrastrukturę, aby zapewnić płynne funkcjonowanie zdalnych miejsc pracy.
Nasi klienci również musieli stawić czoła licznych wyzwaniom, nie tylko związanym z dziedziną informatyczną. Dzisiaj chcemy podzielić się historią współpracy z firmą, z którą mieliśmy kontakt od kilku lat i której pomogliśmy w rozwoju systemu JIRA Service Management. Jest to jedno z wiodących przedsiębiorstw na polskim rynku w swojej branży, zatrudniające kilka tysięcy pracowników w centrali i wielu oddziałach.
W marcu 2020 roku, gdy pracownicy zaczęli prace online, pracodawca zapewnił im niezbędne narzędzia, takie jak laptopy, drukarki i inne urządzenia przenośne. Ponadto wiele osób, które wynajmowały mieszkania, zdecydowało się zabrać ze sobą meble biurowe, takie jak biurka, krzesła czy nawet lampy. Biura w centrali stały opustoszałe. Firma zanotowała, kto i jakie przedmioty zabrał ze sobą, jednak gdy pierwsze zamieszanie opadło, nadszedł czas na przeprowadzenie dokładnej inwentaryzacji.
Realizacja
Klient zgłosił się do nas o pomoc, szukając rozwiązania, które usprawni skomplikowany i czasochłonny proces. Chronologiczny proces współpracy przedstawiamy w punktach poniżej:
-
Spotkanie z kierownikiem serwisu helpdesk.
Umówiliśmy się na wspólną burzę mózgów, aby zrozumieć wyzwania związane z inwentaryzacją sprzętu. Wspólnie znaleźliśmy sposób, jak ułatwić zadanie spisu wszystkich wydanych przedmiotów. -
Akcja informacyjna.
Współpracując z działem marketingu klienta, przygotowaliśmy chwytliwe treści informacyjne. Wysłano je do wszystkich pracowników, informując o akcji inwentaryzacyjnej. Wiadomości wysyłane były po północy, dzięki temu rano, gdy wszyscy zaczynali pracę, mail był na samej górze powiadomień. Treści brzmiały tak atrakcyjne, że trudno było je przeoczyć, a dodatkowo zawierały odliczanie do dnia rozpoczęcia akcji. -
Przygotowanie wstępnego spisu.
Optimatis, na podstawie informacji zgromadzonych przez klienta w czasie pandemii, przygotował wstępny spis przedmiotów, które powinny znajdować się w posiadaniu każdego pracownika, na ich podstawie wygenerowaliśmy wnioski o weryfikację z systemu Jira. -
Informacja zwrotna od pracowników.
W dniu zero, każdy pracownik po zalogowaniu się do systemu Jira, otrzymał do wglądu krótką tabelkę z listą przypisanych mu przedmiotów firmowych. Zadaniem pracowników było potwierdzenie lub zaprzeczenie informacjom z systemu. Dodatkowo, Jira kierowała do załączenia zdjęć numerów seryjnych sprzętu oraz całych przedmiotów, aby firma mogła ocenić ich stan podczas inwentaryzacji.W zgłoszeniach przewidziane zostały dodatkowe funkcje, takie jak dosłanie informacji o nie odnotowanym dotychczas sprzęcie. -
Przypomnienia mailowe.
Wprowadziliśmy w naszym procesie akcję przypominającą, która rozsyłała powtórne powiadomienia. Dzięki temu otrzymaliśmy dodatkowe zatwierdzone zgłoszenia od pracowników, którzy wcześniej tego nie zrobili. Pozwoliło to zwiększyć konwersję uzyskaną ze zgłoszeń. -
Informowanie przełożonych o brakujących danych.
W procesie przewidzieliśmy również przypadki pracowników, którzy nie planowali wykonać zadania. Takie zgłoszenia za pośrednictwem Jiry docierały do przełożonych, którzy dopilnowali, żeby dane zostały ostatecznie zatwierdzone. -
Weryfikacja zgłoszeń przez dział IT.
Po pierwszej rundzie weryfikacji, dział IT otrzymał około 1300 zgłoszeń do sprawdzenia. Okazało się, że niektórzy pracownicy nie mieli na stanie wymienionych przedmiotów lub posiadali inne, które nie były pierwotnie uwzględnione. Co ciekawe, okazało się, że część osób posiadała dodatkowe firmowe narzędzia pracy, które nie były ujęte w spisie przygotowanym na szybko podczas przenoszenia się na home office. Dział IT wyjaśniał wewnętrznie wszystkie zgłoszenia i przesyłał ponownie wnioski do zatwierdzenia przez pracowników.
Korzyści
Dzięki naszej współpracy udało się osiągnąć wiele korzystnych rezultatów:
-
Porządek i pełna wiedza.
Po zakończonym procesie inwentaryzacji, firma otrzymała szczegółowy raport oraz dokumentację fotograficzną, umożliwiającą pełne zrozumienie stanu sprzętu i mebli posiadanych przez pracowników. Dzięki temu nasz klient ma teraz uporządkowaną wiedzę na temat swojego stanu posiadania. -
Oszczędność mocy przerobowych.
Nasze rozwiązanie pozwoliło uniknąć konieczności oddelegowania pracowników do wykonania pracy w terenie, w celu przeprowadzenia inwentaryzacji. Dzięki temu firma zaoszczędziła cenne zasoby, które mogły zostać skierowane na inne ważne zadania. -
Oszczędność czasu.
Cały proces inwentaryzacji w dużej firmie udało się przeprowadzić w zaledwie dwa tygodnie, wszystko za pomocą kilku kliknięć przez pracowników w systemie. Porównując to do tradycyjnych metod, gdzie podobne procesy trwały zwykle dwa lub nawet trzy miesiące, można zauważyć znaczną oszczędność czasu. -
Duplikacja procesu.
Proces w Jirze został zaprojektowany tak, aby inwentaryzację można było wznowić w każdym momencie. -
Dodatkowa wiedza.
Firma ma teraz dostęp do istotnych informacji historycznych dotyczących każdego sprzętu. Można sprawdzić ile razy sprzęt był inwentaryzowany, w jakim jest stanie i ilu pracowników korzystało z niego na przestrzeni czasu.
Dzięki Jirze, udostępniającej nowoczesne i elastyczne narzędzia możemy wdrożyć u każdego klienta, szyty na miarę - system inwentaryzacji.
Nasza wiedza i współpraca z odpowiednimi działami (nie tylko IT) na każdym etapie projektu, były kluczowym składnikiem sukcesu.
Jesteśmy gotowi zaprojektować to rozwiązanie również w Twojej firmie, ponieważ
„Yes, We Can!”.
