Studium przypadku – Migracja systemu ITSM do Jira Service Management

Udostępnij post

Jira Service Management (Jira SM) jest popularnym narzędziem do zarządzania IT wyposażonym w wiele nowoczesnych funkcji. Dzięki skalowalności i elastycznej ofercie licencyjnej można dostosowaćto oprogramowanie zarówno do potrzeb organizacji, w której jest 10 jak i 30 tys. użytkowników.

Oto historia początku współpracy z naszym wieloletnim klientem, związanym z branżą automotive posiadającym wielooddziałową strukturę w wielu krajach Europy.


Nasz inauguracyjny projekt z tym klientem rozpoczął się od dogłębnej analizy.  Jej głównym celem była ocena obecnej sytuacji, eksploracja dostępnych możliwości i opracowanie praktycznego planu migracji z istniejącego systemu do Jiry SM. Zainicjowaliśmy serię spotkań, po których z sukcesem zdefiniowaliśmy strategię przenosin.

Klient został szczegółowo poinformowany o wszystkich etapach procesu, z podziałem na dwa fundamentalne podetapy: analizę i projektowanie, które poprzedzały faktyczną implementację. W trakcie realizacji projektu szybko dostrzegliśmy, że istniejące procedury zarządzania IT klienta charakteryzują się stosunkowo niskim poziomem dojrzałości. Ujawniło się to, kiedy to samo pytanie zadane różnym pracownikom generowało rozbieżne odpowiedzi, co podważało zasadę powtarzalności procesów.

Ta obserwacja oraz wyniki naszej dotychczasowej pracy skłoniła klienta do nawiązania z nami długoterminowej współpracy o charakterze doradczo/wdrożeniowym, obejmującej cały okres implementacji systemu Jira SM. Misją naszego Zespołu analitycznego było stworzenie modelu, który po wdrożeniu odpowiadałby faktycznym potrzebom właścicieli procesów, zamiast jedynie ich zadeklarowanym oczekiwaniom.

W Optimatis kierujemy się zasadą proponowania klientom rozwiązań, które najlepiej odpowiadają ich sytuacji, nawet jeśli nie są one zgodne z początkowymi założeniami klienta. Naszym priorytetem jest tworzenie rozwiązań, które mają realny wpływ na efektywność i płynność pracy organizacji.

Zwiększ jakość i efektywność pracy w całej organizacji

Nasze wsparcie okazało się nieocenione, szczególnie kiedy nieprzewidziane okoliczności wymagały od nas przejęcia większej odpowiedzialności za kierowanie projektem niż pierwotnie planowano. W najbardziej intensywnym okresie projektu, nasz zespół wdrożeniowy organizował codzienne spotkania, umożliwiające efektywną koordynację działań i zapobieganie wzajemnym zakłóceniom.

Nasza praca opierała się na bezpośrednich działaniach w środowisku produkcyjnym, co Jira umożliwia i co stanowczo rekomendujemy. Praktyka ta minimalizuje ryzyko błędów, które mogłyby pojawić się podczas manualnej migracji z systemu testowego.

Na początku wdrożenia napotkaliśmy na zmęczenie zespołu klienta wynikające z przedłużającego się i nieskutecznego procesu, który miał miejsce przed naszą współpracą. Spotykając się z pracownikami i poznając ich zadania, często słyszeliśmy wyrażanie frustracji z powtarzających się opowieści, które nie przekładały się na zmiany. Było to dla nas sygnałem, że konieczne jest szybkie osiągnięcie widocznych sukcesów, aby utrzymać zaufanie i motywację zespołu.

Czy nam się to udało? Absolutnie, bo jak głosi nasze motto: „Yes We Can!”


Dzięki temu projektowi, który był naszym pierwszym zadaniem dla tego klienta, rozpoczęła się wieloletnia współpraca. Dzisiaj, jako doradcy, wspieramy płynność i efektywność pracy w licznych podzespołach tej rozległej organizacji.

“Projekt wdrożenia Jiry w naszej firmie trwał 1,5 roku – bezskutecznie, od kiedy zaczęliśmy współpracę, efekty były zauważalne już po dwóch tygodniach”

Współpracując z Optimatis, otrzymasz dostęp do praktycznej wiedzy, dzięki której zwiększysz efektywność swojego działu IT. Dlatego, jeśli zauważasz, że Twoja firma boryka się z nieefektywnymi procesami – skontaktuj się z Optimatis 🙂

Odkryj funkcjonalność Jira Service Management

Zwiększ efektywność swojego działu IT!

Skontaktuj się z nami i dowiedz się jak możesz poprawić efektywność pracy Twojego działu IT.