Jira Service Management wraz z Insight pozwala na zarządzanie wszystkimi zasobami przedsiębiorstwa. Optymalizuje ich wykorzystanie, przyspiesza konserwację sprzętu i zmniejsza koszty eksploatacji, a także ułatwia realizację zgłoszeń serwisowych.
Spis treści
ITAM, czyli IT Asset Management to proces, który pozwala firmom na właściwe zarządzanie zasobami IT w celu poprawy wydajności organizacji, a tym samym minimalizacji kosztów. Wiedza o tym gdzie i jakie zasoby się znajdują ułatwia wiele spraw
Przykładowo do zadań działu IT należy wdrożenie nowego pracownika, przydzielanie sprzętu komputerowego, zainstalowanie lub aktualizacja oprogramowania na konkretnych urządzeniach lub ponownie uruchomienie usługi, która przestała działać.
Bez pojedynczego źródła prawdy, jakim jest baza danych o aktywach i bez informacji o tym w jaki sposób aktywa są ze sobą powiązane aż 70% czasu przeznaczonego na rozwiązanie problemu poświęca się na jego badanie i diagnostykę.
Firmy które używają rozwiązania do zarządzania usługami IT – Jira Service Management mogą go użyć do natywnego przechowywania informacji o aktywach, jednak taki sposób bywa niezadowalający. W celu zinwentaryzowania zasobów w Jira należy utworzyć nowe typy spraw i niestandardowych pól. Jeśli będzie ich zbyt wiele, mogą niekorzystnie wpłynąć na wydajność oprogramowania. Dlatego, aby jak najefektywniej zarządzać aktywami należy połączyć JSM z aplikacją Insight. W ten sposób powstaje zestaw wydajnych narzędzi, które dobrze ze sobą współpracują. Powiązanie dowolnego zgłoszenia w Jira z konkretnym zasobem umożliwia zrozumienie pierwotnej przyczyny pojawiających się problemów i skraca czas ich rozwiązania, co jest bardzo istotne, zwłaszcza przy dużym wolumenie zgłoszeń.
Rozwiązanie do zarządzania aktywami IT pozwala także na automatyzację różnych procesów lub ich części, co znacznie ułatwia pracę działom IT.
Dane o zasobach z Insight można wykorzystać do automatyzacji takich działań jak:
- przypisywanie spraw do właścicieli aktywów;
- ustawienie osoby zatwierdzającej dla każdego zgłoszenia;
- utworzenie zlecenia w Jira, gdy zasób spełnia określone kryteria. Na przykład „utwórz sprawę: odnów licencję”, w momencie gdy licencja (zasób Insight) wkrótce wygaśnie;
- aktualizacja aktywów Insight w oparciu o informacje zawarte w Jira, na przykład „aktualizuj status aktywu”;
- tworzenie aktywów w Insight na podstawie informacji zawartych w zgłoszeniu Jira, jak np. utworzenie zasobu komputerowego na podstawie zamówienia jego zakupu.
Po co zarządzać aktywami w przedsiębiorstwie?
Główne powody dla których warto wdrążać rozwiązania do zarządzania aktywami to:
Zgromadzenie wszystkich informacji w jednym miejscu.
Mając wiedzę o zasobach na wyciągnięcie ręki, można przejrzeć historię każdej konserwacji i zaplanować kolejne
Ułatwienie planowania i wykonywania zleceń konserwacyjnych i napraw
Organizacja, która nie zarządza aktywami, prawdopodobnie będzie musiała sortować wiadomości e-mail, arkusze kalkulacyjne, dokumenty, wiadomości głosowe i notatki od różnych pracowników, którzy mają problemy ze sprzętem czy usługami. EAM (Enterprise Asset Management) tworzy punkt kompleksowej obsługi, który umożliwia szybkie przeglądanie przychodzących zgłoszeń, dzięki czemu można ustalać priorytety i planować naprawy konserwacyjne.
Śledzenie kosztów utrzymania aktywów
Ponieważ ważne jest, aby utrzymywać i utrzymywać zasoby w optymalnym stanie tak długo, jak to możliwe, śledzenie wszystkich informacji związanych z konserwacją, w tym kosztów, ma kluczowe znaczenie.
Poznaj Insight for Jira Service Management
Jakimi aktywami można zarządzać z Insight?
Oczywiście nie tylko zespoły IT czerpią korzyści z Insight
Ponieważ jest to narzędzie bardzo elastyczne, inne działy, takie jak HR, sprzedaż, marketing czy działy prawne, a także produkcja, magazyn czy administracja mogą wykorzystać aplikację do śledzenia i zarządzania swoimi aktywami.
Wszechstronność jaką zapewnia Insight dla Jira można opisać w trzech punktach:
- Zespoły IT wykorzystują Insight do kontroli aktywów takich jak serwery, komputery, telefony, akcesoria itp.
- Zespoły programistyczne wykorzystują Insight do zarządzania informacjami o wydaniach, takimi jak komponenty, pakiety i wersje oprogramowania.
- Zespoły biznesowe wykorzystują Insight do zarządzania przyjmowaniem pracowników, informacjami finansowymi, marketingowymi, prawnymi i innymi.
Zarządzaj lepiej aktywami z Jira i Insight
Dowiedz się jak zastosować ITAM w Twoim dziale IT. Szybko i mniejszym kosztem!
Insight w trzech wersjach do wyboru
Insight, pierwotnie opracowany przez Mindville i oferowany jako dodatkowa aplikacja dla Jira w Atlassian Marketplace, został w 2020 przejęty przez Atlassian i zintegrowany z Jira Service Management Cloud Premium & Enterprise oraz JSM Data Center.
Aplikacja Insight ma więc obecnie trzy główne wersje, z których mogą korzystać klienci:
Insight - Asset Management Data Center (jego funkcjonalność jest taka sama jak funkcjonalność Insight zawarta w Jira Service Management Data Center 4.15+).
Insight w Jira Service Management Cloud Premium & Enterprise.
Insight - Asset Management Cloud, aplikacja z Atlassian Marketplace.
Włączenie Insight do Jira Service Management - dlaczego warto?
Dzięki włączeniu Insight do Jira Service Management (w określonych wyżej przypadkach), zespoły IT będą miały ułatwione śledzenie swoich aktywów, elementów konfiguracji i zasobów.
Zwizualizują wszystkie krytyczne zależności między aplikacjami, usługami i infrastrukturą, co pozwoli im:
lepiej reagować na zgłoszenia serwisowe dzięki uzyskaniu większego kontekstu dla problemów;
minimalizować ryzyko IT poprzez zrozumienie wpływu zmian na wszystkie aktywa;
rozwiązywać poważne incydenty i problemy z dużą szybkością;
na bieżąco śledzić zasoby, co pomaga w audytach i zachowaniu zgodności z przepisami.
Akwizycja Mindville wzmacnia coraz bogatszą ofertę Atlassian dla zespołów nietechnicznych, które coraz chętniej korzystają z Insight do zarządzania zasobami.
Setki aktywów to nie problem dla Insight
Firma będąca dostawcą usług medycznych z siedzibą w stanie Nowy Jork zatrudnia kilkuset pracowników na terenie całych Stanów Zjednoczonych, a także monitoruje i konserwuje sprzęt medyczny znajdujący się w różnych częściach kraju. Niestety pojawiły się problemy, które utrudniały jej działalność.
Po pierwsze, oprogramowanie używane do obsługi wewnętrznych zgłoszeń IT nie było skonfigurowane prawidłowo. Z tego powodu zespół IT nie mógł reagować na problemy w tak krótkim czasie, jak było to konieczne. Należało zatem dokonać wyboru nowego rozwiązania. Po okresie intensywnego poszukiwania firma medyczna zdecydowała się na Jira Service Management. Podczas badania nowego rozwiązania okazało się jednak, że brakowało mu możliwości zbudowania takiej bazy danych, jakiej potrzebowano do wspierania klientów. Dodatkowo wdrożono więc także Insight.
Działy IT i wsparcia technicznego szybko zaadaptowały rozwiązanie, widząc natychmiastowe korzyści. Na przykład, w centrach medycznych został wdrożony system alarmujący o awariach sprzętu. Alarm jest podłączony do Insight, który sprawdza, czy dana jednostka jest uprawniona do wysyłania takich alertów. Jeśli tak, jest on kierowany do zespołu wsparcia technicznego, który posiada wszystkie informacje potrzebne do natychmiastowego serwisowania sprzętu.
Dzięki Insight, firma jest obecnie w stanie zarządzać ogromną ilością różnych aktywów
W zasobach wewnętrznych jest to: 125 aplikacji; 75 informacji o dostawcach; 50 serwerów klientów i 740 serwerów wewnętrznych.
W zasobach zewnętrznych: 185 produktów; 175 lokalizacji; 7600 klientów.
Insight jest pierwszym narzędziem, po które sięga administrator Jira w centrum medycznym, gdy pojawia się nowe zadanie. Administrator przechowuje również w Insight istotne informacje o instancji Jira. Dzięki temu może on lepiej zrozumieć, na które przepływy pracy – a w rezultacie, na których użytkowników – będzie miała wpływ aktualizacja instancji Jira.
(case study według Midville)
Przywrócić kontrolę nad posiadanymi przez firmę zasobami IT
Porozmawiaj z nami i dowiedz się jak jak krok po kroku wdrożyć ITAM
