Coraz więcej firm odkrywa, że oprogramowanie ITSM pozwala zarządzać nie tylko zgłoszeniami IT, ale także innymi obszarami w całej organizacji. Dla tego rodzaju zastosowań ITSM przyjęła się nazwa ESM (Entrprise Service Management). Zastosowanie ESM w działach biznesowych zapewnia szybsze dostarczanie usług i zwiększa wydajność procesów, bez uszczerbku dla ich jakości.
Spis treści
Jaki jest cel wdrażania strategii ESM?
Jak pokazuje najnowszy raport SDI (Service Desk Institute) „Enterprise Service Management, 9 Things You Need To Know” oparty na danych z badań Axelos, w ciągu ostatnich dwóch lat liczba firm posiadających strategię ESM wzrosła z 43% w 2019 roku do 68% w 2021.
Celem tych strategii jest przede wszystkim:
- Zaspokojenie potrzeb związanych ze standaryzacją i optymalizacją procesów;
- Umożliwienie transformacji cyfrowej za pomocą narzędzi IT;
- Poprawa wydajności pracowników.
Obszary, w których najczęściej wdrażane są narzędzia ESM
Obsługa klienta – 74%
Operacje biznesowe – 62%
HR – L&D (learning and development) – 43%
Bezpieczeństwo – 40%
Administracja/Kompleksowa obsługa obiektów (facilities) – 31%
Finanse – 31%
Największy, bo 400% wzrost wykorzystania ESM odnotowano w 2021 roku w działach facilities (zespoły zajmujące się administracją i zarządzaniem obiektami).
Jira jest dla każdego?
Zespoły, które wykorzystywały już narzędzia Jira Service Management w IT, zaczęły rozszerzać ich zastosowanie. Okazało się bowiem, że JSM sprawdzi się w każdym przypadku, który wiąże się z przychodzącymi zapytaniami do konkretnego zespołu dotyczącymi produktów, skarg i opinii klientów/pracowników. Zatem korzystając z jednej platformy, można w łatwy sposób stworzyć usługi cyfrowe o najlepszych standardach we wszystkich obszarach biznesowych i dostosować je do specyfiki procesów w każdym dziale. Oto kilka przykładów:
Facilities
Zespoły zajmujące się administracją i zarządzaniem obiektami mogą korzystać z portalu do składania przez pracowników zamówień w formie zlecenia, z podziałem na kategorie usług. Można w ten sposób zgłosić do administracji:
- zapytanie o konserwację;
- prośbę o przeniesienie – pomoc przy zmienia biura lub biurka;
- zgłoszenie awarii;
- wykonanie działań naprawczych;
- nadanie dostępu do pomieszczenia;
- dodatkowe klucze do lokalu;
- przydzielenie dodatkowego miejsca parkingowego;
- przeprowadzenie kontroli nieruchomości;
Ilość czynności, jakie Jira może wspomagać w dziale administracyjnym, jest naturalnie dużo większa (łącznie z zarządzaniem flotą), dlatego nie dziwi fakt tak ogromnego, bo aż 400% wzrostu użycia narzędzi ESM w tym obszarze.
Zasoby ludzkie
Procesy HR, jakie można uruchomić jako zlecenia w Jira to m.in.:
- złożenie wniosku urlopowego;
- odejście pracownika za pomocą formularza zgłoszenia wypowiedzenia;
- obsługa szkoleń, zgłoszenie zapotrzebowania na szkolenia;
- obsługa benefitów pracowniczych;
- proces ocen rocznych i kwartalnych pracowników;
- wniosek o zmianę danych osobowych;
- wniosek o dostarczenie sprzętu i oprogramowania w ramach onboardingu.
Dział prawny
Dział ten może zarządzać wnioskami o przegląd umów i innych dokumentów prawnych. Ponadto korzystając z JSM, może przyjmować różne rodzaje zgłoszeń, takie jak:
- konsultacje z zakresu prawa;
- opiniowanie treści dokumentów;
- okresowy przegląd regulacji;
- pytania do działu prawnego.
Zarządzaj zwinnie usługami!
Poznaj Jira Service Management – nowoczesne rozwiązanie ITSM
Jakie działy mogą zastosować JSM?
Compiliance
Do udzielania odpowiedzi na pytania od podmiotów zewnętrznych, opiniowania dokumentów, kontroli i przeglądu wewnętrznego.
Działy podatkowe
Do udzielenia odpowiedzi z zakresu prawa podatkowego, odpowiedzi na pytania od organów podatkowych oraz opiniowanie umów.
Marketing
Do zgłaszania wniosków dotyczących kampanii, materiałów reklamowych i reklam. W bazie wiedzy mogą być zawarte informacje o aktualnych specyfikacjach dotyczących briefu konkretnych działań
Księgowość
Zarządzanie fakturami od zewnętrznych dostawców, ich przegląd, zatwierdzenie i zlecenie płatności jako jeden przejrzysty proces.
Coraz częściej ESM używane bywa nie tylko w sektorze przedsiębiorstw, ale także w administracji publicznej.
Przykładowo: Department of Local Government, Sport and Cultural Industries DLGSC – (lokalny departament sportu i kultury) w Australii korzysta z Jira Service Management do zarządzania usługami. Możliwości zastosowań JSM są naprawdę bardzo duże i zależą od inwencji i potrzeb organizacji.
Dlaczego warto korzystać z Jira Service Management, uruchamiając usługi w działach biznesowych?
Jira Service Management nie bez powodu od lat jest liderem w obszarze współpracy zespołowej i zarządzania usługami. Na rynku istnieje co prawda mnóstwo rozwiązań ITSM/ESM, ale wybór systemu Atlassian wydaje się optymalny.
Przede wszystkim wiele firm już ma takie rozwiązanie i używa go do zarządzania w IT. Poza tym łatwo je wdrożyć, a jego utrzymanie oraz obsługa nie wymaga specjalistycznej wiedzy ani długich szkoleń. Obecne Atlassian oferuje Jira w modelu chmurowym – co jeszcze bardziej ułatwia implementację oraz pozwala na efektywność kosztową.
Zalety Jira Service Management
Jedna zintegrowana platforma dla wszystkich działów do zarządzania przepływami pracy usługami i wiedzą. Jej skalowalność pozwala na dostosowanie do konkretnych potrzeb, praktycznie bez ograniczeń co do rodzaju użytkowników lub projektów.
Łatwe protokoły instalacji i konfiguracji pozwalają na szybkie wdrożenie.
Portal do przyjmowania zgłoszeń dla każdego zespołu. Uruchomienie takiego portalu dla klientów/pracowników w JSM jest proste, dzięki czemu od razu można zacząć pracę. System JSM jest wyposażony w wiele różnych portali „z pudełka” jak np. dla zespołów facilities czy HR. Wszystkie te szablony są łatwe do zmiany i rozszerzenia poprzez funkcję „przeciągnij i upuść”, co pozwala szybko dostosować interfejs użytkownika do potrzeb organizacji.
Z JSM praca jest przejrzysta: wnioskodawca może zalogować się do systemu, by sprawdzić status swojej sprawy lub otrzymywać automatyczne aktualizacje, dzięki czemu zawsze wie, co dzieje się z jego zgłoszeniem. Z kolei realizujący je zespół biznesowy może ograniczyć dostęp wnioskodawcy do przebiegu prac, jeśli uzna to za konieczne.
Narzędzia Atlassian, takie jak Jira Service Management i Confluence, są często już używane w organizacji przez zespoły IT, dlatego łatwo jest dodawać nowych użytkowników i zarządzać nimi w innych zespołach.
I to, co zawsze istotne: efektywność kosztowa – koszty JSM są przystępne dzięki przejrzystym cenom i ofercie chmurowej.
Wyjdź poza zgłoszenie incydentu!
W Optimatis pomożemy Ci zwiększyć efektywność pracy w różnych działach w Twojej firmie. Wprowadzimy narzędzia Atlassian i usprawnimy procesy biznesowe.
