Jak przyspieszyć digitalizację obszarów biznesowych, dzięki rozwiązaniom opartym na Jira?

Udostępnij post

Cyfrowa transformacja wyraźnie przyspieszyła. Ponad 80% organizacji przyznaje, że mimo wcześniejszych planów przeobrażeń, to pandemia zdecydowanie zwiększyła ich tempo realizacji.

Przedsiębiorstwa zaczęły szukać rozwiązań, które pozwolą im efektywnie pracować zespołowo (przy powszechnej w czasach COVID-19 pracy zdalnej), szybko dostarczać usługi dla klientów i pracowników oraz tworzyć nowe rozwiązania w ścisłej współpracy z zespołami deweloperskimi. 

Okazało się, że digitalizacja usług we wszystkich działach biznesowych wcale nie musi być bolesnym procesem, ponieważ można ją realizować przy pomocy rozwiązań Jira, bardzo często już stosowanych przez działy IT.

Spis treści

Dostępne rozwiązania Atlassian

Atlassian, dostawca rozwiązań Jira, oferuje kompletne środowisko do współpracy, zarządzania usługami i tworzenia nowych rozwiązań przy wykorzystaniu Jira Work Management, Jira Software i Jira Service Management.

Jira Service Management

To system ITSM/ESM umożliwiający zespołom IT, programistycznym, operacyjnym i biznesowym zarządzanie w odpowiedniej skali w szybko zmieniającym się środowisku, dzięki portalowi samoobsługowemu, kolejkowaniu zgłoszeń, umowom SLA, zaawansowanym przepływom pracy. Zarządza zgłoszeniami, incydentami, zmianami, zasobami, konfiguracją oraz wiedzą.

Jira Work Management

Została zaprojektowana z myślą o działach marketingu, HR, finansów oraz innych zespołach biznesowych, aby ułatwić współpracę w tych zespołach i śledzić realizację celów biznesowych.

Jira Software

Służy zespołom deweloperskim do tworzenia oprogramowania, zarządzania zadaniami, śledzenia błędów, zarządzania projektami i zarządzania produktem.

Architektura Atlassian, wspólna dla wszystkich tych narzędzi, umożliwia bezproblemowy przepływ informacji między dowolnymi projektami w organizacji, niezależnie od tego, jaki zespół lub dział je realizuje.

Na przykład prośba o aktualizację strony internetowej może zostać przekazana do zespołu pomocy technicznej za pomocą Jira Service Management. Natomiast projekty tworzone przez zespół marketingu w ramach Jira Work Management mogą być przekazywane do wdrożenia programistom korzystającym z Jira Software.

Jira Work Management dla dobrej współpracy

Jira Work Management to dawna Jira Core, jednak w całkiem nowym wydaniu. Atlassian przebudował platformę i dodał funkcje dostosowane do potrzeb zespołów biznesowych. Stworzono m.in. serię szablonów zawierających sprawdzone przepływy pracy.

Obecnie dostępne są 23 szablony dla działów marketingu, prawa, finansów, HR, sprzedaży i do zarządzania projektami.

Największą zaletą tej funkcji jest oszczędność czasu na początku każdego projektu i możliwość natychmiastowego rozpoczęcia pracy, bez konieczności konfiguracji, co jest korzyścią zarówno dla użytkowników końcowych, jak i administratorów Jira.

Oto kolejne funkcje w JWM ułatwiające współpracę w zespołach i zapewniające widoczność danych:

  • Widok listy służy do wizualizacji pracy nad określoną sprawą w jednym miejscu. Widok ten umożliwia sortowanie, dodawanie i analizowanie różnych elementów.
  • Widok kalendarza pozwala na administrowanie zadaniami miesiąc po miesiącu. Idealnie nadaje się do wizualizacji terminów dostaw.
  • Widok osi czasu (Timeline). To coś w rodzaju wykresu Gantta. Za jego pomocą można planować i ustalać zależności przy przydzielaniu pracy i planowaniu większych projektów. Zalecany jest dla projektów dłuższych niż jeden miesiąc.
  • Tablice. Ten dodatek przypomina inne narzędzie Atlassian – Trello. Jednak tablice w Jira Work Management i Trello służą innym celom. Widok tablicy wyświetla zadania robocze w logicznym postępie przepływu pracy, pozwalając na przeglądanie, zarządzanie i raportowanie pracy w toku. Zespoły mogą projektować niestandardowe przepływy pracy i obserwować, jak praca przechodzi od „Do zrobienia” do „Zrobione”.
  • Formularze. Ten widok ułatwia koordynację projektów z uwzględnieniem wymagań różnych zespołów. W ciągu kilku sekund można utworzyć potrzebne formularze, korzystając z funkcji „przeciągnij i upuść”, aby skonsolidować pracę nad projektami.

Jira Service Management – efektywny system zgłoszeń

Tak jak Jira Work Management jest doskonałym rozwiązaniem do współpracy w zespołach biznesowych, tak Jira Service Management jest idealnym narzędziem do zarządzania zgłoszeniami w każdym obszarze firmy. Sprawdzi się wszędzie tam, gdzie potrzebny jest system zgłoszeń i ich procesowanie. 

Dzięki JSM każdy zespół biznesowy może udostępnić portal, który pozwala na zbieranie zgłoszeń od klientów i układanie ich w priorytetowe kolejki, co znacznie zwiększa zadowolenie klientów/użytkowników. JSM tworzy zapis interakcji i ułatwia użytkownikom śledzenie wszystkich wiadomości związanych ze zgłaszanym problemem.

Zdarza się, że zarządy firm potrzebują uzasadnienia potrzeby biznesowej, jaką jest rozszerzenie ESM poza działy techniczne. Ważnym argumentem jest tu wskazanie na efektywność oraz oszczędność.

Zarządzaj zwinnie usługami!

Poznaj Jira Service Management – nowoczesne rozwiązanie ITSM

Z wyliczeń Finances Online wynika, że koszt ręcznej obsługi pojedynczego przypadku wsparcia technicznego może kosztować do 22 USD, a sama rozmowa telefoniczna z help desk od 2,93 USD do 49,69 USD. Z kolei według HDI przedsiębiorstwa przetwarzające dużą ilość zgłoszeń, wdrażając oprogramowanie ticketowe, mogą zaoszczędzić nawet do 670 godzin pracy rocznie.

Na podstawie obecnych zgłoszeń realizowanych przez system ITSM w organizacji (ich ilości, czasu i kosztu) da się oszacować oszczędności, które można uzyskać dzięki zimplementowaniu ESM np. w dziale HR. Z całą pewnością czas potrzebny na ręczną obsługę jednego zgłoszenia skróci się w znaczący sposób (dzięki zautomatyzowanym przepływom pracy i możliwościom zarządzania wiedzą).

Poza tym rozszerzając obszar działania Jira Service Management, firmy często po prostu rozbudowują już istniejące narzędzia, nie ma więc potrzeby nabywania nowych licencji.

Automatyzacja pracy uwalnia czas i zwiększa efektywność

Wiele czynności w rozwiązaniach Jira można zautomatyzować, co znacznie przyspiesza pracę. Oto przykłady kilku typowych zadań do automatyzacji.

Automatyczne przypisywanie sprawy do zespołu w celu usprawnienia przepływu pracy.

Poprawianie literówek w dokumentach, wpisach blogowych i mailach. Ten pozornie mało istotny element okazuje się naprawdę ważny. Badanie przeprowadzone przez Website Planet wykazało, że odwiedzający strony www spędzali 8% mniej czasu na witrynach z literówkami. Błędy ortograficzne powodują, że ludzie opuszczają stronę i nie zawsze tam wracają.

Automatyzacja harmonogramu. Szukanie odpowiednich terminów, udostępnianie linków do spotkań i istotnych dokumentów z wyprzedzeniem, a także żonglowanie terminami, wszystko to wpływa na przepływy pracy. Dlatego proces ten warto automatyzować, by go uprościć i przyspieszyć.

Sortowanie i odpowiadanie na e-maile. Pracownik biurowy spędza średnio 13 godzin tygodniowo na pisaniu i odpowiadaniu na maile. Automatyczne zarządzanie pocztą elektroniczną obejmujące sortowanie, usuwanie i wysyłanie skracają ten czas do niezbędnego minimum.

Usprawnienie pracy działu obsługi klienta. Według MetricNet liczba miesięcznych zgłoszeń do help desk wzrosła o 35%, średni czas ich rozwiązywania o 57%, a koszt zgłoszenia o 29%. Automatyzując obsługę klienta za pomocą narzędzi wbudowanych w rozwiązanie Jira, przyrosty ilości zgłoszeń nie sparaliżują pracy w dziale help desk.

Istnieje też kilka typów spraw, których nie powinno się automatyzować. Są to:

  • Niecodzienne lub nietypowe zadania, które nie są czasochłonne;
  • Odzyskiwanie danych po awarii, ponieważ by stawić czoła niebezpieczeństwom i zagrożeniom potrzebne są działania człowieka;
  • Bardzo złożone procesy biznesowe, szczególnie te, które zawierają wiele zmiennych.

Jira oferuje wiele możliwości automatyzacji, które można dopasować do zróżnicowanych potrzeb każdego zespołu. Jeśli dział biznesowy ma specyficzne wymagania w zakresie automatyzacji przepływów pracy, których nie ma w standardowym rozwiązaniu, może je utworzyć, korzystając z dodatkowych aplikacji z Atlassian Marketplace, takich jak: Scriptrunner for Jira czy Jira Misc Workflow Extensions.

Chcesz przyspieszyć digitalizację obszarów biznesowych w firmie? W Optimatis łączymy IT z biznesem, aby Twoja organizacja mogła rosnąć szybciej. Jako jedyni w Polsce specjalizujemy się w usprawnianiu procesów, dzięki narzędziom Jira i Confluence.

Nadaj nowy wymiar działaniom ITSM
w Twojej Firmie

Dowiedz się, jak poprzez realizowane przez nas projekty
możemy w pełni wesprzeć Twoje działania

Zwiększ efektywność swojego działu IT!

Skontaktuj się z nami i dowiedz się jak możesz poprawić efektywność pracy Twojego działu IT.