Przejście na rozwiązania Jira i Confluence w Atlassian Cloud ma pozytywny wpływ na całą organizację. Jak obliczyła firma badawcza Forrester, w trzy lata po ich wdrożeniu przedsiębiorstwo może uzyskać korzyści odpowiadające wartości 1,09 mln USD.
Przez lata firmy używały Jira Software i Confluence jako narzędzi on-premise, obecnie Atlassian oferuje oba rozwiązania w chmurze, co pozwala korzystać z wszystkich zalet jakie niesie ze sobą model SaaS, takich jak skalowalność, spójność aktualizacji, brak konieczności zakupu i utrzymania sprzętu oraz wydatków na licencje i dostosowania.
Firma Forrester Research postanowiła zbadać jakie są wymierne korzyści, koszty i ryzyka inwestycji związanej z zakupem Jira i Confluence w Atlassian Cloud. W tym celu przeprowadziła wywiady z czterema klientami Atlassian posiadającymi doświadczenia związane z używaniem obu rozwiązań w chmurze. Dwie z ankietowanych organizacji pochodziły z branży handlu detalicznego (roczny przychód 15 mld USD oraz 20 mld USD), kolejne dwie z branży technologicznej (roczny przychód 100 mln USD oraz 150 mln USD).
Spis treści
Dlaczego respondenci podjęli decyzję o migracji do chmury
Rosnące problemy z niezawodnością i związane z nimi zgłoszenia
Szczególnie w ubiegłym roku z powodu zwiększonej podczas pandemii aktywności WFH (Work from Home) zespoły IT otrzymywały bardzo dużo zgłoszeń związanych z problemami z niezawodnością oprogramowania. Jeden z ankietowanych w celu ich rozwiązania musiał restartować serwer od dwóch do czterech razy w miesiącu.
Zbyt wiele dostosowań
W przypadku niektórych rozmówców kastomizacje utworzyły silosy. Oznaczało to nie tylko niski wskaźnik efektywności, ale również rozbieżności w doświadczeniach z aplikacjami w różnych zespołach. Utrzymanie i aktualizacja wszystkich dostosowań wymagała ponadto wiele czasu i wysiłku.
Zbliżająca się wymiana sprzętu
Cykle odświeżania sprzętu zazwyczaj oznaczają jego kupno. W przypadku większych przedsiębiorstw jest to nie tylko wymiana serwerów i komputerów oraz konserwacja sprzętu, ale także zakup takich usług jak kopie zapasowe, odzyskiwanie danych po awarii, bezpieczeństwo czy pasmo odpowiedniej szerokości.
Na podstawie danych uzyskanych podczas wywiadów z użytkownikami Atlassian Cloud Forrester stworzył wzorzec organizacji – firmę o nazwie Laud Jeans. Sprzedaje ona szeroki asortyment odzieży i akcesoriów, zatrudnia około 33 tys. pracowników, osiąga 5 mld USD rocznego przychodu, posiada 750 licencjonowanych użytkowników rozwiązań Atlassian i 100 zespołów produktowych. Modelowe przedsiębiorstwo w związku ze strategią „cloud-first” przenosiło wszystkie zasoby do chmury. Jira Software i Confluence, które przez ostatnie 10 lat użytkowano w modelu on-premise, były jednymi z ostatnich komponentów, które nie zostały jeszcze zmigrowane.
Zespół IT rozważał początkowo przeniesienie oprogramowania do dostawcy chmury publicznej, ale po przetestowaniu Jira Software i Confluence w chmurze Atlassian, wybrał ten wariant implementacji jako optymalny i efektywny kosztowo. Wdrożenie trwało sześć tygodni i przeznaczono na nie dwa pełne etaty. Wszystkim użytkownikom Jira Software i Confluence udostępniono pakiet szkoleniowy w postaci slajdów i dokumentów instruktażowych.
Kluczowe wnioski z badania
Analiza finansowa zawarta w opublikowanym w 2021 raporcie Forrester’a: „The Total Economic Impact of Atlassian Cloud. Cost Savings And Business Benefits Enabled By Jira Software And Confluence On Atlassian Cloud” wykazała, że w ciągu trzech lat od przeniesienia rozwiązań do Atlassian Cloud modelowe przedsiębiorstwo odnotowało łączne korzyści w wysokości 1,79 mln USD i poniosło koszty sięgające 704 tys. USD.
Po odjęciu kosztów uzyskana wartość netto wyniosła 1,09 mln USD. Zwrot z inwestycji w wysokości 155% nastąpił w ciągu 6 miesięcy.
Korzyści
1 140 036 USD - korzyści uzyskane z tytułu wzrostu produktywności
Migracja do chmury pozwoliła zrezygnować z 4 pełnych etatów związanych z utrzymaniem dostosowań. Firma Laud Jeans zauważyła również, zwłaszcza w okresach wzmożonej pracy z domu (WFH), że Jira Software i Confluence wdrożone on-premise nie były zbyt stabilne i niezawodne. Użytkownicy wysyłali około 45 zgłoszeń miesięcznie. Po wdrożeniu Atlassian Cloud odnotowano 90% spadek liczby zgłoszeń.
240 505 USD zaoszczędzonych na kosztach sprzętu i jego utrzymania
W modelu uwzględniono uniknięcie kosztów odświeżenia sprzętu w pierwszym roku oraz powtarzających się kosztów utrzymania w każdym kolejnym roku w ciągu 3 lat.
413 439 USD zaoszczędzonych na kosztach oprogramowania
W miarę jak organizacja będzie wdrażać nowe oprogramowanie w chmurze, może oczekiwać, że wycofa z użytku wcześniejsze rozwiązania on-premise i związane z nim dodatki. Wzorcowe przedsiębiorstwo uwzględniło koszty likwidacji serwera Jira Software i serwera Confluence, a także powiązanych dodatków i wtyczek.
Chcesz otrzymać cały raport od Atlassian? Kliknij tutaj →
Koszty
532 946 USD za Atlassian Cloud
Jest to koszt rozwiązania, który obejmuje Jira Software Cloud, Confluence Cloud, Atlassian Access for SSO oraz trzy dodatki z Atlassian Marketplace (zarządzanie testami, tworzenie diagramów, przepływy pracy).
171 297 USD wyniosły koszty wdrożenia i szkolenia
Laud Jeans przeznaczył 480 godzin na przeprowadzenie w ciągu 6 tygodni pomyślnej migracji. Czas szkolenia został oszacowany na 3 godziny na użytkownika, model uwzględnił również przyrostowe godziny szkolenia dla nowych pracowników.
O metodzie badania
Total Economic Impact to metodologia opracowana przez Forrester Research, która pomaga firmom wykazać wymierną wartość inicjatyw IT. Na podstawie informacji dostarczonych w wywiadach Forrester opracował ramy TEI dla organizacji, które rozważają inwestycję w Jira i czynników ryzyka, które wpływają na decyzję inwestycyjną.
Tabela przedstawia sumę wszystkich korzyści i kosztów (w USD) z wdrożenia Jira i Confluence w Atlassian Cloud w modelowej organizacji i ich wartość bieżącą skorygowaną o ryzyko.
|
koszty początkowe |
rok 1 | rok 2 | rok 3 | razem | wartość bieżąca | |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
koszty całkowite |
297 917 |
37 884 |
234 935 |
236 553 |
807 288 |
704 243 |
|
całkowite korzyści |
|
777 170 |
660 131 |
721 268 |
2 158 569 |
1 793 980 |
|
korzyści netto |
297 917 |
739 286 |
425 196 |
484 715 |
1 351 281 |
1 089 737 |
|
ROI |
|
|
|
|
|
155% |
|
czas zwrotu nakładów |
|
|
|
|
|
6 miesięcy |
Korzyści uzyskane ze wzrostu produktywności i ryzyko ich zmniejszenia
Korzyści odniesione z przeniesienia Jira i Confluence do Atlassian Cloud będą, w zależności od wielkości firmy i jej zasobów wyjściowych, różnić się od uzyskanych przez modelową organizację. Migrujący do chmury Laud Jeans wykonał uprzednio 74 dostosowań posiadanych rozwiązań. Forrester oszacował, że aby utrzymać każde z nich potrzeba trzech tygodni, co przekłada się na około 4,3 etatów. Jeśli ilość kastomizacji on-premise jest mniejsza, koszt ich utrzymania także będzie niższy.
W przedsiębiorstwie wzorcowym po przejściu do chmury nastąpił spadek zgłoszeń o 90%, a czas rozwiązywania problemu skrócił się o 38%.
Wartość ta może być mniejsza dla organizacji, która nie odnotowała zwiększonej ilości zgłoszeń związanych z oprogramowaniem Jira lub Confluence. Biorąc pod uwagę takie przypadki, Forrester zmniejszył o 8% wartość związaną ze zwyżką produktywności uzyskując 1,14 mln USD.
Nakłady na nową infrastrukturę (w przypadku Laud Jeand wycenione na 180 tys. USD) stosunkowo łatwo można oszacować na podstawie ofert sprzedawców, doliczając do uzyskanej sumy 20% wartości wymienianego sprzętu jako powtarzające się koszty utrzymania. Są tu jednak pewne elementy ryzyka, które mogą wpłynąć na końcowe wyliczenia, takie jak większe niż zakładano zapotrzebowanie na infrastrukturę i niedokładna wycena od dostawców. Uwzględniając te ryzyka Forrester skorygował korzyść z oszczędności na zakupie sprzętu o 5% w dół uzyskując w trzy lata wartość 240,5 tys. USD.
Oszczędności uzyskuje się także na oprogramowaniu, które nie będzie musiało być dłużej otrzymywane. Należy jednak zwrócić uwagę na możliwą rozbieżność między wartością na fakturze a wyceną dostawcy, większe niż oczekiwano zapotrzebowanie na licencje oraz brakujące komponenty, takie jak dodatki i wtyczki. Stąd korekta o 5% w dół tej grupy kosztów i wycena środków zaoszczędzonych na software na 413,43 tys. USD.
Koszty migracji do chmury i ryzyko ich zwiększenia
W przypadku Laoud Jeans na całkowite koszty migracji do Atlassian Cloud, które wyniosły łącznie 704,24 tys. USD złożyły się cztery komponenty:
opłaty dla dostawcy za: Jira Software Cloud, Confluence Cloud, Atlassian Access SSO
trzy dodatki z Atlassian Marketplace (do zarządzania testami, tworzenia diagramów oraz przepływów pracy)
koszty wdrożenia
szkolenia dla użytkowników
Odchylenia w szacunkach opłat za rozwiązania w chmurze wynikają zazwyczaj z:
- niedokładnego określenia ilości użytkowników przy początkowym wdrożeniu i w ciągu następnych trzech lat;
- podwójnego liczenia pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin w różnych zespołach produktowych jako unikalnych użytkowników;
- niedoszacowania kosztów dodatków zarówno dla oprogramowania Jira, jak i Confluence.
Z tych powodów koszt rozwiązań w chmurze został powiększony o 5%, co dało w trzy lata sumę 532,94 tys. USD.
Niektórzy klienci Atlassian wkładają minimalny wysiłek w migrację, podczas gdy inni potrzebują rozszerzonego wsparcia Atlassian Solution Partner, co zwiększa początkowe koszty wdrożenia o od około 15 tys. do 100 tys. USD (w zależności od złożoności i wielkości przedsiębiorstwa). Jeśli firma posiada doświadczonych użytkowników, znających rozwiązania, to z kolei zapłaci mniej za szkolenia, bo nie będą oni potrzebowali pełnych 3 godzin nauki.
Ryzyka, które mogą spowodować zwiększenie kosztów implementacji i szkoleń to przede wszystkim:
- wydłużony czas wdrożenia z powodu konkurujących ze sobą priorytetów;
- problemy z migracją;
- przyspieszony wzrost firmy prowadzący do zwiększenia liczby użytkowników i czasu szkolenia.
Zagrożenia te spowodowały podwyższenie o 5% kosztów implementacji i szkoleń. Ich wartość to 171 297 USD.
Ocena ryzyk obniżających wartość uzyskaną ze zwiększonej produktywności i oszczędności oraz zwiększających koszty zakupu i implementacji Jira i Confluence w Atlassian Cloud w procentach.
| Ocena ryzyk w % | |
|---|---|
|
produktywność |
8% w dół |
|
oszczędności na sprzęcie |
5% w dół |
|
oszczędności na oprogramowaniu |
5% w dół |
|
koszt rozwiązań |
5% w górę |
|
koszt implementacji i szkoleń |
5% w górę |
Źródło: A FORRESTER TOTAL ECONOMIC IMPACT™ STUDY COMMISSIONED BY ATLASSIAN
Otrzymaj całość raportu od Atlassian!
Podaj maila a wyślemy go na Twoją skrzynkę.
