Jak optymalnie zarządzać zasobami IT – korzyści z IT Asset Management

Udostępnij post

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Każda firma dysponuje dziś sporymi zasobami sprzętu informatycznego oraz oprogramowania, a także kupuje usługi w chmurze. Zarządzanie tak zróżnicowanym środowiskiem wymaga wdrożenia rozwiązań, które scentralizują i zautomatyzują ten proces. Wdrożenie ITAM zmniejsza ponadto koszty ogólne firm.

Zarządzanie aktywami IT powinni być częścią strategii każdej organizacji, zwłaszcza teraz, gdy środowisko IT się komplikuje, a coraz więcej osób pracuje zdalnie, co wiąże się z udostępnieniem im urządzeń i aplikacji. Głównym celem ITAM (IT Asset Management) jest zbudowanie scentralizowanego repozytorium zasobów, obejmującego sprzęt komputerowy i oprogramowanie będące w posiadaniu organizacji.

Bardzo dużo firm do zarządzania zasobami i cyklem ich życia wciąż używa arkuszy kalkulacyjnych. Jednak kiedy ilość aktywów rośnie, obliczenia takie stają się niedokładne lub nieporęczne. Firma Sage Accounting wykazała, że przedsiębiorstwo o wartości 2 mln USD wykorzystujące arkusze kalkulacyjne do śledzenia swoich aktywów może wydawać nawet 50 tys.USD rocznie na „aktywa widmo”, pozycje, za które płaci i które rozlicza w swojej księdze głównej, ale których fizycznie brakuje. Ręczne i zdecentralizowane rozwiązania może niestety prowadzić do takich sytuacji, ponieważ informacje znajdują się w silosach, co utrudnia ocenę ilości aktywów oraz sposobów uch użytkowania.

Tylko rozwiązanie do zarządzania zasobami IT zapewnia kompleksowy wgląd w stan sprzętu i oprogramowania.

Dlatego implementacja ITAM jest najlepszą praktyką w zarządzaniu infrastrukturą informatyczną w firmach. 

Firma badawcza Gartner szacuje, że organizacje, które wdrożyły takie rozwiązania o 30% zmniejszyły swoje koszty ogólne w pierwszym roku ich użytkowania i 5% w latach następnych. IT Asset Management wzmacnia również poziom bezpieczeństwa. Według Gartnera przestoje IT kosztują firmy od 5,6 tys. USD do 9 tys. USD za minutę (średnia globalna). 

Rozwiązanie ITAM oferuje zautomatyzowane zarządzanie incydentami, pomagając rozwiązywać problemy IT, zanim zaczną mieć wpływ na użytkowników końcowych.

Nic dziwnego, że rynek tych rozwiązań rośnie i sięga po nie coraz więcej organizacji. Według raportu Technavio wartość rynku oprogramowania do zarządzania zasobami IT ma zwiększyć się do 353,78 mln USD w latach 2020-2024, osiągając CAGR na poziomie prawie 7% w okresie prognozy.

ITAM zapewnia wiele korzyści

Zarządzanie zasobami IT to znacznie więcej niż zwykła inwentaryzacji aktywów. Kiedy ITAM jest używany we właściwy sposób, może przynieść daleko idące i znaczące korzyści. Unikając niepotrzebnych zakupów i optymalnie wykorzystując bieżące zasoby, menedżerowie zasobów IT mogą obniżyć koszty licencji na oprogramowanie i koszty wsparcia, wyeliminować marnotrawstwo, poprawić wydajność i obniżyć koszty utrzymania aktywów.

ITAM pomaga również w zwiększaniu zrozumienia wartości biznesowej IT w całej firmie, poprawia komunikację między działami IT i działami biznesowymi, wymusza zgodność z politykami bezpieczeństwa i wymogami regulacyjnymi.

 Oto kilka istotnych benefitów z wdrożenia ITAM:

  • Kontrola środowiska IT. Wiedza o dostępności sprzętu, jego wykorzystaniu, lokalizacji i stanie urządzeń w całym cyklu ich życia pozwala na pełną kontrolę nad całą infrastrukturą. Ułatwia to prognozowanie zakupów czy też utylizacji sprzętu. Znając lokalizację i biznesowe wykorzystanie zasobów sprzętowych i oprogramowania, można tez łatwo wyśledzić nieużywane lub niedostatecznie wykorzystywane zasoby, które można przekierować w inne miejsce, zamiast wydawać pieniądze na nowe urządzenia.

  • Zgodność licencji oprogramowania. Bez pełnego wglądu w infrastrukturę IT organizacje mogą nie mieć świadomości naruszeń. Jeśli nie będą regularnie śledzić licencji, monitorować użycie oprogramowania i ograniczać nielegalne pobieranie programów, mogą narazić się na wysokie grzywny. Przykładowo, jeśli firma kupiła 5 licencji a zainstalowała 7 to jest narażona na kary. Ale może mieć też miejsce odwrotna sytuacja. Kupiono 10 licencji a skorzystano z 4 – w tym wypadku to niepotrzebny wydatek. Sytuacja może się jeszcze bardziej skomplikować, gdy firma wdraża setki różnych aplikacji, ale nie wie, kiedy odnowić licencje, zaktualizować wersje lub odinstalować nieaktywne oprogramowanie. Z ITAM takie przypadki się nie zdarzają.

  • Szybszy średni czas przywracania usługi (MTTRS – Mean Time to Restore Service). Posiadanie praktyk i narzędzi ITAM oznacza szybsze rozwiązywanie incydentów. Ponieważ zgłoszenia są kierowane dokładniej przekłada się to na krótsze czasy rozwiązywania problemów. Powiązanie zasobów i usług z ich właścicielami może posłużyć także do modelowania – oznacza to, że najczęściej występujące incydenty mogą być oparte na szablonach, co w razie wystąpienia problemu skraca czas jego pokonania.

  • ITAM jako ważny system dla katalogu zgłoszeń serwisowych. ITAM może służyć jako trampolina do katalogu usług. Mając uzgodnioną listę zasobów sprzętowych i programowych, można szybko utworzyć katalog usług dla użytkowników końcowych.
    Uzgodniona lista zasobów oznacza, że każdy wie co obejmuje, a czego nie obejmuje wsparcie.

  • Zmniejszenie kosztów związanych z niewykorzystaną technologią. Raport Gartnea (Don’t Overlock Opportunities to Save Cost of ITAM), mówi, że 20% licencji na oprogramowanie i opłat za utrzymanie są naliczane za zasoby, które nie są już używane. ITAM identyfikuje nieużywane lub niedostatecznie wykorzystywane oprogramowanie i umożliwia ponowne przypisywanie licencji dla użytkowników. ITAM śledzi również zapasy i wysyła powiadomienia/ alerty gdy urządzenia osiągną niski próg dostępności, co umożliwia kupowanie tylko tego, co jest konieczne.

  • Likwidacja zjawiska „shadow IT”. Według raportu branżowego z 2019 r. 20% do 40% finansowania technologii korporacyjnych odbywa się bez udziału IT. „Shadow IT” jest coraz większym problemem. Nabywanie aplikacji, licencji i innych zasobów bez wiedzy centralnego zespołu IT stwarza problemy narażając firmy na ryzyka związane z naruszeniami bezpieczeństwa i regulacji oraz na niepotrzebne koszty.

  • Standaryzacja. Gdy sprzęt lub oprogramowanie IT nie spełnia standardów, zmniejsza się wydajność zespołu IT. Dzieje się tak dlatego, że pracownicy IT nie są przeszkoleni w zakresie zarządzania niestandardowymi zasobami. Rozwiązanie każdego zgłoszenia zajmuje im więc dużo czasu, ponieważ każde będzie wyjątkowe i będzie wymagać różnych metod podejścia do problemu. Korzystanie ze standardowych zasobów poprawia produktywność zespołu IT, ponieważ pracownicy mają do czynienia ze znanym im produktem.

  • Zwiększona ochrona danych. Raporty o zasobach IT mogą powiadamiać o podatnych na ataki przestarzałych systemów operacyjnych lub oprogramowania. Organizacje, które nie mają wiarygodnych raportów o zasobach, zwiększają ryzyko związane z bezpieczeństwem. Jeśli urządzenia IT nie są śledzone, istnieje obawa, że nie są odpowiednio zabezpieczone. Gdy administratorzy IT widzą każde urządzenie, mogą dostrzec potencjalnie groźne luki technologiczne. Na przykład 12 maja 2017 r. 230 000 komputerów w 150 krajach zostało sparaliżowanych przez atak ransomware WannaCry. Tego zdarzenia można było uniknąć, ponieważ już 14 marca 2017 Microsoft wydał krytyczną poprawkę, która chroniła zasoby IT przed WannaCry. Jednak wiele organizacji dotkniętych atakiem korzystało ze starszych, nieobsługiwanych już systemów operacyjnych.

ITAM i ITSM - para doskonała

Działania związane z zarządzaniem zasobami IT (ITAM) i zarządzaniem usługami IT (ITSM) mogą się nawzajem wspierać, eliminować powielanie zadań i zapewniać efektywne zarządzanie, kontrolę i ochronę usług biznesowych.

Istnieje wiele sposobów synergii między ITSM i ITAM, ale jednym z oczywistych i istotnych jest wykorzystanie danych ITAM przez dział help desk w celu przyspieszenia czasu rozwiązywania problemów. Integrując system zarządzania zasobami IT z rozwiązaniem do zarządzania usługami IT (jak np. Jira Service Desk + Insight) można uzyskać dostęp do zgłoszeń serwisowych oraz danych o zasobach na jednej platformie. Dzięki temu pracownik działu wsparcia ma łatwy dostęp do informacji związanych z zasobami IT i może powiązać te dane ze zgłoszonym problemem. W ten sposób jest znacznie lepiej przygotowany do zrozumienia pierwotnej przyczyny awarii, co przyspiesza rozwiązywanie problemu zwiększając wydajność ITSM. Znacznie łatwiej jest też zaplanować konserwacje sprzętu oznaczając zasoby, które mają przejść przegląd. W ten sposób, właściwie dbając o sprzęt, można znaczne poprawić jego niezawodność i przedłużyć cykl użytkowania.

Jak podaje Vector Networks 70% organizacji jest zainteresowanych integracją ITAM i Service Desk, ponieważ znacznie ułatwia to życie działom IT i zapobiega powstawaniu silosów procesowych.

Największe korzyści wymieniane przez firmy w związku z wdrożeniem IT Asset Management

Kontrola zasobów IT 88%
Zgodność z licencjami 86%
Zmniejszenie kosztów 85%
Wiedza o zapasach 86%
Zarządzanie finansami IT 82%
Poprawa zarządzania konfiguracją 80%
Efektywność operacyjna 79%
Unikanie zbędnych kosztów 77%
Redukcja ryzyka 76%
Ponowne wykorzystanie oprogramowania 73%
Analizy finansowe dotyczące źródeł pozyskania IT 71%
Odchylenia budżetu 68%
Zarządzanie analizą kosztów i korzyści 67%
Odpowiedzialność finansowa 64%

źródło: Gartner

Czytaj więcej

Zwiększ efektywność swojego działu IT!

Skontaktuj się z nami i dowiedz się jak możesz poprawić efektywność pracy Twojego działu IT.