Cyfrowa transformacja to projekt złożony, który nie jest oparty wyłącznie na rozwiązaniach technologicznych. Do osiągnięcia sukcesu potrzebna jest jeszcze strategia i ludzie świadomi celu, jaki mają realizować. Jak sprawić, by ludzie włączyli się w proces transformacji i zauważyli korzyści dla siebie?
Spis treści
Rozwój technologii wymusza na firmach zmiany w modelu prowadzenia biznesu, konieczne
do zachowania konkurencyjności w coraz bardziej cyfrowym świecie.
Jak podaje portal Statista w 2022 roku wyniosą 1,8 biliona USD, w do 2025 roku wzrosną do 2,8 biliona USD.
Nic zatem dziwnego, że globalne wydatki na cyfrową transformację stale rosną.
Digital transformation (DX) dąży do przekształcenia działalności całej organizacji, dlatego
jest to znacznie głębszy proces, niż samo wdrożenie technologii. Potrzebna jest jeszcze odpowiednia strategia i zaangażowanie ludzi.
Ponieważ DX zmienia sposób pracy wielu grup pracowników, często budzi wewnętrzny opór wobec zmian. Dlatego kluczem do udanej transformacji cyfrowej jest jej akceptacja na każdym poziomie organizacji i zbudowanie atmosfery wzajemnego zaufania.
Dużą rolę ma tu do odegrania kierownictwo, które od początku powinno informować o celach projektu. Warto też porozmawiać z pracownikami, by dowiedzieć się, co utrudnia im wykonywanie zdań i pokazać, że dzięki nowym narzędziom integracji między systemami, a czasami także zmianami organizacji pracy zespołów, będą mogli rozwiązać swoje problemy.
Jak podaje McKinsey, gdy kierownictwo wysyła jasne komunikaty, prawdopodobieństwo powodzenia całego projektu jest trzykrotnie wyższe.
Firma Atlassian dostawca m.in. rozwiązań ITSM/ESM (Jira Service Management), na bazie swoich doświadczeń radzi, aby firmy rozpoczynające proces cyfrowej transformacji tworzyły „zespół mistrzów”, dedykowaną grupę, której członkami będą przedstawiciele każdego działu. Niech użytkownicy nowych narzędzi rozwiną koncepcje i pomysły na ich wykorzystanie.
Kiedy wszystkie zespoły zostaną bezpośrednio zaangażowane w planowanie zmian, wskaźniki pomiaru sukcesu przedsięwzięcia skaczą o 160%.
Rozpoczęcie cyfrowej transformacji jest dla biznesu ogromnym krokiem w przyszłość, próżno jednak wypatrywać jej końca. To nieustanny, niekończący się proces. Nowe rozwiązania będą się wciąż pojawiać, a potrzeby biznesu ewoluować. Dlatego każda firma wdrążająca DX musi być przygotowana na stałe zarządzanie zmianą.
„People first” – powinno być twoją dewizą
Nawet najlepsza technologia nie przyniesie maksymalnego zwrotu z inwestycji, jeśli ludzie,
którzy mają z niej korzystać, nie będą zaangażowani w zmiany.
Boston Consulting Group po przeanalizowaniu 40 cyfrowych transformacji w różnych przedsiębiorstwach uważa, że odpowiednia kultura pracy i skupienie się na ludziach, a nie tylko na wdrażaniu nowej technologii, pięciokrotnie zwiększa szanse na osiągnięcie doskonałych wyników.
Ale jak sprawić, by ludzie włączyli się w proces transformacji i zauważyli korzyści dla siebie? Atlassian daje tu trzy ważne rady.
Przekaż swoją wizję pracownikom
Zanim podejmiesz jakiekolwiek działania, sprecyzuj, co firma może zyskać dzięki transformacji i postaraj się, by ta wiedza trafiła na każdy poziom organizacji.
Według McKinsey, gdy kierownictwo przekaże jasną informację o transformacji cyfrowej, ma ona trzykrotnie większe szanse powodzenia.
Warto również rozważyć powołanie „zespołu mistrzów” – dedykowanej grupy, która pomaga w planowaniu i testowaniu nowych narzędzi. W skład takiego zespołu powinni wchodzić przedstawiciele każdego działu: prawnego, technicznego, marketingu, sprzedaży, HR i innych. To oni jako pierwsi będą testować nowe funkcje, pracować nad nowymi procesami i zadawać pytania dostawcom.
„Mistrzowie transformacji” pomogą też rozwiać obawy o bezpieczeństwo zatrudnienia, dając ludziom do zrozumienia, że technologia jest po to, by uwolnić ich od monotonnych zadań, a nie po to, by wyrzucić ich z pracy.
Stwórz nowe wskaźniki
Często efektywność poszczególnych pracowników jest mierzona za pomocą wskaźników, które nie mają zastosowania do nowych sposobów pracy, jakich wymaga DX, takich jak np. dostarczenie gotowego produktu, zamiast poprawy wyniku CSAT (Customet Satisfaction) lub zwiększenia szybkości wprowadzania na rynek.
Dlatego stwórz wskaźniki, które przemawiają do liderów językiem korzyści finansowych, tak, by managerowie C-level mogli określić ROI z transformacji cyfrowej. Kiedy kadra kierownicza i zarząd są zaangażowani w transformację i rozumieją, jak łączy się ona z wynikami biznesowymi, chętniej w nią inwestują.
Wzmocnij pozycję menedżerów
Upoważnij kierownictwo średniego szczebla do przewodzenia transformacji, dając im sporą autonomię w decydowaniu o sposobie pracy ich zespołów, który z pewnością będzie wymagał zmian. Menedżerowie mogą stać się kluczowymi osobami w kierowaniu zarządzaniem zmianą.
Jak przyspieszyć transformację cyfrową w dziale prawnym?
4 sposoby myślenia o cyfrowej transformacji, które prowadzą do sukcesu
W udanych projektach transformacyjnych poświęca się czas i pieniądze nie tylko na zmianę technologii i optymalizację procesów, ale także zmianę postaw wobec nadchodzących przeobrażeń. Dlaczego jest to tak ważne?
Ponad 70% projektów cyfrowej transformacji nie osiąga sukcesu z powodu braku zrozumienia jej celu przez pracowników i niewłaściwej współpracy pomiędzy ludźmi, a nie przez trudności z wdrożeniem technologii.
Zatem jeżeli chcesz osiągnąć sukces, zmień spojrzenie na DX.
Cztery poniższe sposoby myślenia sprawią, że nie znajdziesz się nigdy w grupie tych 70% nieudanych projektów.
Postaw na rozwój i wytrwałość mimo porażek
Transformacja cyfrowa to długi proces, najeżony przeszkodami i opóźnieniami, wymagający cierpliwości i determinacji. Uważaj jednak, by cierpliwość nie przerodziła się w paraliż. Jeśli będziesz czekać na odpowiednie warunki, nigdy nie ruszysz z miejsca. Skłonność do działania wyzwala energię, by iść naprzód, nawet mając niepełne informacje. Zastosuj podejście „prób i błędów” i nie zatrzymuj się.
Jak to wygląda w praktyce?
Przez cały okres transformacji wygospodaruj czas na regularne retrospektywy i włączaj wyciągnięte z nich wnioski do planów na przyszłość.
Pozwól ludziom wymyślić, w jaki sposób osiągnąć zakładany wynik, zamiast zlecać każdy krok. To daje im szansę na kreatywne myślenie.
Traktuj porażki jako okazję do świętowania, bo to kolejna lekcja na przeszłość.
Traktuj porażki jako straty systemowe. Zazwyczaj nie są one winą jednej osoby, prawie zawsze istnieją dodatkowe kwestie związane z technologią, logistyką lub innymi czynnikami.
Stawiaj ludzi na pierwszym miejscu
Transformacja cyfrowa jest bardziej wyzwaniem dla ludzi niż technologii. Nie wystarczy dbać o sukces projektu. Trzeba również dbać o ludzi: nie tylko o pracowników, ale i o klientów. Bardzo ważne jest zrozumienie ich potrzeb, by uzyskać pewność, że strategia transformacji pozowali iść w dobrym kierunku.
Jak to wygląda w praktyce?
Zainwestuj w fazę rozpoznawania faktów, która obejmują wywiady z klientami, by poznać ich oczekiwania.
Rozmawiaj z głównymi zespołami zaangażowanymi w projekt, aby zorientować się, czyja praca ulegnie zmianie i żeby zrozumieć ich obawy. Być może nie będziesz miał dla nich gotowych odpowiedzi, ale przynajmniej będziesz wiedział, gdzie istnieje rozbieżność między oczekiwaniami klientów a tym, czego chcą pracownicy.
Bądź otwarty i chętny do współpracy
Jeśli pracownicy uważają, że transformacja cyfrowa zagraża bezpieczeństwu ich miejsc pracy, będą ją udaremniać na każdym kroku, świadomie lub nie. Z drugiej strony, jeśli pomożesz sceptykom DX zrozumieć, dlaczego ma ona miejsce i co mogą zyskać w jej wyniku, istnieje szansa, że otworzą się na ten pomysł.
Jak to wygląda w praktyce?
Wysłuchaj i zrozum obawy ludzi. Przedstaw transformację cyfrową jako okazję do podniesienia kwalifikacji i wprowadzenia jeszcze większej korzyści dla klientów.
Zauważ rzeczy, które się traci. Może to być poświęcenie chwili na publiczne podziękowanie zespołowi, który zbudował i opiekował się wycofywanym obecnie, starszym systemem.
Poproś sceptyków, aby wymienili swoje mocne strony, a następnie zastanów się, w jaki sposób mogą się one przyczynić się do samej transformacji i jak przydadzą się po zakończeniu jej początkowej fazy. Pomoże to ludziom poczuć, że siedzą za sterami, nawet jeśli w rzeczywistości tak nie jest.
Czuj się odpowiedzialny za długoterminowy proces
Długoterminowa odpowiedzialność jest kluczowa dla osiągnięcia sukcesu, ponieważ transformacja cyfrowa nie jest projektem z ustaloną datą rozpoczęcia i zakończenia. To, o czym zwykle myślimy jako o „transformacji”, jest tylko jej fazą początkową. Firmy, które dążą do celów opartych na wskaźnikach i kontynuują cykliczne powtarzanie, aż do uzyskania wyniku, mają większe szanse na udaną transformację cyfrową, niż firmy, które wyznaczają kamienie milowe oparte na datach.
Jak to wygląda w praktyce?
Zdefiniuj konkretne wyniki, które chcesz osiągnąć dzięki transformacji, a następnie rozpowszechnij te informacje w firmie, aby każdy wiedział, dlaczego projekt transformacyjny jest realizowany i jakie sygnały wskazują, że jest na dobrej drodze.
Deleguj odpowiedzialność za każdy aspekt transformacji na ludzi wykonujących pracę na pierwszej linii. Upoważnij te zespoły do podejmowania niezależnych decyzji i koordynowania działań z innymi zespołami.
Świętuj każdy z wyników, kiedy go osiągniesz.
A zatem, podsumowując: bądź zwinny, dokonuj bieżących zmian tam, gdzie jest to konieczne i stale kontynuuj doskonalenie w czasie – w końcu cyfrowa transformacja to fascynująca podróż, a nie jej cel.
Chcesz przyspieszyć transformację cyfrową w dziale prawnym?
Zobacz, jak Jira Service Management pomaga zwiększyć efektywności pracy.
Artykuł powstał na podstawie publikacji Atlassian: „Your Guide to Digital Transformation”
