Jak zrealizować projekt usprawnienia procesów biznesowych z Jira Service Management? Na przykładzie wdrożeń Optimatis

Udostępnij post

Rozwiązania do zarządzania usługami IT – ITSM już od dłuższego czasu stosowane są w różnych obszarach biznesowych (jako ESM – Enterprise Service Management), ale obecnie trend ten przyspiesza, co wiąże się ze zwiększeniem tempa cyfryzacji. 

Wiele zespołów IT używa systemu ITSM firmy Atlassian – Jira Service ManagamentZe względu na jego dużą skalowalność i uniwersalność można go z powodzeniem zastosować w zasadzie w każdej branży, by usprawnić współprace, przepływ informacji i realizację zgłoszeń. 

Wraz z innymi narzędziami z ekosystemu Atlassian, takimi jak Confluence, Trello i aplikacje z Atlassian Marketplace da się stworzyć rozwiązanie doskonale dostosowane do specyfiki działania działu i branży. A stosując reguły automatyzacji, można dodatkowo zwiększyć szybkość i efektywność realizacji zgłoszeń.

Oto kilka przykładów wykorzystania rozwiązań Jira w praktyce w HR, dziale prawnym oraz w dziale marketingu, które zrealizowaliśmy w Optimatis.

Spis treści

Szybki i efektywny proces onboardingu w dziale HR

Aby skutecznie wprowadzić nowego pracownika do firmy, należy wyposażyć go w wiedzę i zasoby, które są mu potrzebne do rozpoczęcia pracy, takie jak sprzęt i niezbędne szkolenia, a także zapoznać go z obowiązkami oraz z całym zespołem.

Jira Software, Jira Service Management, Trello i Confluence modernizują działania związane z onboardingiem, który jest dla działów zarządzania zasobami ludzkimi procesem wieloetapowym i wymagającym sporego zaangażowania.

Etapy procesu przyjmowania pracownika do pracy

Dzięki produktom Atlassian proces przyjmowania pracownika do pracy jest znacznie szybszy i bardziej efektywny. Skład się na niego:

Automatyzacja procesu zatrudniania nowych pracowników

Kiedy nowa osoba przyjmuje ofertę pracy, zostaje uruchomiona cała kaskada powtarzalnych działań, które HR musi skoordynować z innymi zespołami, takimi jak IT czy dział prawny. W większości przypadków kroki te są niemal identyczne dla każdego nowo zatrudnionego, co sprawia, że proces onboardingu jest doskonałym kandydatem do automatyzacji za pomocą szablonów w oprogramowaniu Jira.

Dopasowanie planu onboardingu do pracownika

Tablice Trello oraz baza wiedzy w Confluence pozwolą ustalić plan wprowadzenia do firmy dla każdego nowego pracownika i ustalić z kim i kiedy ma się taka osoba spotkać.

Łatwe udzielanie odpowiedzi

Jira Service Management w połączeniu z Confluence (jako bazą wiedzy) można wykorzystać jako rozwiązanie HRSM (Human Resources Service Management) i zapewnić nowym pracownikom wysokiej jakości portal samoobsługowy. Usprawni to proces przyjmowania typowych wniosków HR (prośby o sprzęt, urlopy), co prowadzi do szybszego świadczenia usług.

Wsparcie kultury organizacji poprzez współpracę

Jest to też doskonałe rozwiązanie dla zespołów pracujących w metodyce agile. Strategia rozwoju w połączeniu z modelem pozyskiwania klientów typu "land-and-expand", czyli rozwijaniu się wraz z nimi, począwszy od małych do coraz większych transakcji, wpłynęła również na wysoką ocenę firmy.

Poznaj nasze realizacje!

Sprawdź komu i w jaki sposób pomogliśmy szybciej rosnąć!

Jira Software, Confluence i Jira Service Management usprawniają proces zarządzania cyklem życia umowy

Korzystając z narzędzi Atlassian, dział prawny może ułatwić sobie pracę związaną z zarządzaniem umowami na każdym etapie ich życia. W wielu organizacjach proces ten wciąż nie został unowocześniony, co sprawia, że większość wniosków o zawarcie umowy przechodzi przez przestarzałe przepływy pracy i opiera się na ręcznych zadaniach, które pochłaniają czas i zasoby.

Działy prawne bardziej niż inne, mają możliwość optymalizacji, a nawet automatyzacji niektórych z istniejących procesów, a produkty Atlassian mogą w tym pomóc, pozwalając na:

Stworzenie scentralizowanego miejsca do wglądu w cały proces przeglądu umowy

Proces wnioskowania i przeglądu umowy jest z natury wielofunkcyjny. Nowy wniosek o zawarcie umowy powoduje pojawienie się wniosku o analizę biznesową dostawcy i często podlegają one niezależnym przepływom pracy, mimo że są realizowane równolegle. Gdy procesy te są obsługiwane przez oddzielne zespoły pracujące w silosach, śledzenie postępów w pracach nad umową może być trudne.

Co więcej, jeśli działania te nie są częścią jednego procesu, istnieje duże prawdopodobieństwo, że ucierpi na tym czas realizacji. Dzięki Atlassian można z tych dwóch czynności utworzyć jeden przepływ pracy w ramach tego samego service desk, aby ułatwić zarządzanie całym procesem. Jira umożliwia również automatyczne tworzenie zgłoszenia dotyczącego analizy dostawcy.

Zautomatyzowanie przepływu pracy w celu maksymalizacji wydajności

Głównym powodem przeprowadzenia analizy biznesowej dostawcy jest zapewnienie, że spełnia on określone kryteria i standardy. W tym celu dokonywana jest ocena poziomu ryzyka. Jeśli dostawca zostanie uznany za dostawcę wysokiego ryzyka, to na podstawie dostarczonych informacji automatycznie wysyłany jest kwestionariusz z prośbą o dodatkowe informacje w celu dalszej, pogłębionej analizy. Nawet takie drobne automatyzacje bardzo odciążają osoby zaangażowane w proces cyklu życia umowy.

Stworzenie możliwości samoobsługi wniosków

Jira Service Management w połączeniu z Confluence nie tylko sprawi, że będzie można składać wnioski, korzystając z samoobsługi, ale może też służyć jako forum do dyskusji oraz miejsce do łatwego odszukania dokumentacji dotyczącej całego cyklu życia umowy.

Atlassian wspiera współpracę zespołów marketingowych

W dziale marketingu pracuje wiele wyspecjalizowanych jednostek, które działają w ramach jednej organizacji – od obsługi marki, przez PR, po marketing produktowy.

Przy dużej ilości zespołów i niekiedy konkurujących ze sobą priorytetów, prowadzenie kampanii marketingowej jest sporym wyzwaniem. Dzięki Atlassian można łatwo usprawnić i skoordynować współpracę w ramach realizowanej wspólnie kampanii marketingowej. Służą temu następujące działania.

Automatyzacja przepływów pracy w kampanii go-to-market


Wraz z rosnącym rozmiarem i złożonością organizacji, rośnie również liczba specjalizacji w ramach działu marketingu, co sprawia, że zdania są rozproszone. Dzięki Jira Service Management zespoły mogą pobierać i przydzielać pracę od innych zespołów oraz dopasowywać działania do swoich terminów.

Uproszczenie zarządzania kampaniami


Każdy zespół, od marketingu produktowego po dział kreacji, może koordynować kampanie, zarządzać projektami i otrzymywać aktualizacje statusu w czasie rzeczywistym, bez konieczności wysyłania wiadomości do swoich kolegów lub umawiania kolejnego spotkania. Używając zgłoszeń w Jira, można zadawać pytania, dzielić się pracą i prosić o pomoc. Jira oferuje również menedżerom na każdym poziomie organizacji możliwość śledzenia i nadawania priorytetów pracy swojego zespołu, ustalania, ile zadań jest jeszcze w toku oraz gdzie może wkroczyć, aby popchnąć projekty do przodu.

Analiza efektywności kampanii


Atlassian zaleca, by pod koniec realizacji każdego dużego projektu marketingowego zespoły zebrały się razem w celu szczegółowego ustalenia wyników kampanii. W Confluence zbudowany został tzw. szablon retrospektywy, który pomaga wydobyć konstruktywną informację zwrotną dotyczącą realizowanego, międzyzespołowego zadania lub nawet podsumowania roku. Niezależnie od rodzaju projektu, szablon ten może pomóc w prowadzeniu rozmowy na temat poprawy podejmowanych działań.

Komu powierzyć wdrożenie?

Powyższe przykłady pokazują, jak od praktycznej strony rozwiązania Atlassian ułatwiają pracę trzech działów. Jednak ilość zastosowań jest oczywiście znacznie większa. Atlassian pomaga wszystkim zespołom szybciej organizować sprawny obieg pracy i kończyć zlecone zadania. Nic dziwnego, że narzędzi tych używa aż 83% firm z listy Fortune 500.

Rozwiązanie te, są na tyle uniwersalne, że sprawdzą się w każdym dziale nietechnologicznym, zwiększając efektywność pracy i uwalniając czas na konstruktywne działania.

Jak wybrać firmę, która dokona implementacji ESM i będzie służyła wsparciem powdrożeniowym?

Warto przyglądać się referencjom. Im większy zakres implementacji w różnych branżach o obszarach biznesowych w portfolio firmy wdrożeniowej, tym więcej zdobytego doświadczenia.

Sprawdź, komu i jak pomogliśmy szybciej rosnąć

Jako Polski Partner Atlassian, przeprowadziliśmy +40 wdrożeń w firmach z branży finansowej, retail, automotive, w stacjach radiowych i telewizyjnych, w kancelariach prawnych i biurach rachunkowych.

Zwiększ efektywność swojego działu IT!

Skontaktuj się z nami i dowiedz się jak możesz poprawić efektywność pracy Twojego działu IT.