Zintegrowanie Teams z Trello, Jira, Confluence i Halp tworzy centralną platformę komunikacji i współpracy, bez konieczności przełączania się pomiędzy różnymi narzędziami, co ułatwia pracę dziarom IT, deweloperom i zespołom biznesowym.
Od czasów pandemii znacząco wrosło w firmach wykorzystanie platform do komunikacji. Jest ich na rynku wiele, jednak dużym zainteresowaniem cieszy się zwłaszcza Slack i Microsoft Teams. Ten ostatni organizacje wybierają częściej jako narzędzie do spotkań online. Jak podaje Computerworld, spośród firm z listy Fortune 500 65% używa Slacka, ale aż 91% korzysta z Microsoft Teams.
Zespoły operacyjne IT, zespoły DevOps, działy prawne, obsługa sprzedaży i wiele innych jednostek traktuje platformę konwersacyjną jako miejsca, które ułatwia zapewnienia wsparcia w czasie rzeczywistym oraz ułatwiające pracę nad projektami. Jednak, aby podczas spotkania uzyskać dostęp do aplikacji, które obsługują zgłoszenia lub wspomagają zarządzanie projektami, muszą przełączać się pomiędzy różnymi ekranami, co nie jest wygodne. Można jednak tak zintegrować narzędzia do grupowej komunikacji, by tę niedogodność ograniczyć, a nawet wyeliminować. Wystarczy połączyć Teams z kilkoma aplikacjami firmy Atlassian, by współpraca odbywała się na jednej platformie, co znacznie skraca czas rozwiązywania problemów.
Spis treści
Cztery aplikacje, które watro zintegrować z Microsoft Teams
Synergia Teams z Halp, Jira Cloud, Confluence oraz Trello przenosi współpracę nad projektami oraz realizowanie zgłoszeń na wyższy poziom. Co potrafią te narzędzia i dlaczego warto używać ich łącznie z Teams?
Jira
Jira Cloud for Microsoft Teams łączy komunikację w czasie rzeczywistym z działaniami wsparcia. Dzięki integracji tych narzędzi w jednym widoku rozmowy zyskują przejrzystość i kontekst, zapewniając krótszy czas realizacji zgłoszeń. Wystarczy kilka kliknięć, aby przekonwertować wiadomość czatu Teams na nowe zgłoszenie Jira lub dodać komentarz do istniejącego już w Jira zgłoszenia. W centralnym widoku można edytować istniejące sprawy i tworzyć nowe bezpośrednio w aplikacji Teams, a panel spotkań pozwala na wizualizację zgłoszeń Jira na spotkaniu w Teams (w panelu bocznym) oraz ustalanie priorytetów i aktualizowanie ich podczas spotkania.
Halp (obecnie Atlassian Assist)
W 2020 r. Atlassian przejął firmę Halp. Obecnie bot Halp funkcjonuje pod nazwą Atlassian Assist. Jest to konwersacyjne rozwiązanie do obsługi zgłoszeń dla zespołów IT i zespołów biznesowych, umożliwiające rejestrowanie, śledzenie i rozwiązywanie zgłaszanych problemów bezpośrednio na platformie komunikacyjnej Teams. Jakie funkcje oferuje czat?
- Przekształca dowolną wiadomość głosową w możliwe do śledzenia zgłoszenie bez przełączania kontekstu lub ręcznego rejestrowania.
- Automatycznie przekierowuje zgłoszenia za pomocą zaawansowanego mechanizmu przepływu pracy pomiędzy Assist i Jira Service Management.
- Kategoryzuje zlecenia, tworząc różne ich typy w Jira Service Management, tak, aby m. in. wyeliminować niepotrzebne przekierowania.
- Pozwala na tworzenie raportów obejmujących m. in. ilość zgłoszeń, czas ich rozwiązania i realizację umów SLA.
- Pracownicy wsparcia mogą odpowiadać, aktualizować, ustalać priorytety i rozwiązywać otwarte sprawy bezpośrednio w Microsoft Teams.
Confluence
Confluecne jest przestrzenią do wspólnej pracy nad projektami, miejscem gromadzenia dokumentacji i wiedzy. Dzięki Confluence nie ma potrzeby przechowywania plików na różnych miejscach lub pobierania ich z chmury. Połączenie Confluence z MS Teams pozwala na:
- Przechwytywanie udostępnionych notatek ze spotkań w celu ułatwienia współpracy.
- Tworzenie, edytowanie i publikowanie notatek w Confluence z poziomu aplikacji Teams.
- Rozszerzenie wiadomości czatu Teams do wyszukiwania i udostępniania materiałów z bazy wiedzy Confluence.
Trello
Trello to tablica w stylu Kanban do swobodnego zarządzania projektami i współpracy. Trello i Teams tworzą dwa uzupełniające się kanały komunikacji. Oznacza to, że zespoły mogą łatwo uzyskiwać dostęp do swoich tablic Trello bezpośrednio z Teams. Dzięki połączeniu obu aplikacji można:
- zbierać podczas spotkania pomysły i zadania oraz przekształcać je w karty Trello;
- tworzyć zakładki do często używanych tablic i projektów w celu łatwego odwoływania się do nich w rozmowach;
- aktualizować projekty Trello bezpośrednio z aplikacji.
Jak dodatkowo wzmocnić efekt synergii rozwiązań?
Aby maksymalnie wykorzystać możliwości, jakie stwarza integracja czterech powyższych aplikacji z Teams, należy zastosować się do czterech zaleceń, pochodzących od specjalistów firmy Atlassian.
- Zespoły komunikujące się poprzez Teams powinny być niewielkie, maksymalnie od 5 do 20 uczestników. Spotkania powyżej 30 osób są już bardziej kanałem ogłoszeniowym, niż miejscem codziennej pracy.
- Nie należy tworzyć zbyt wielu kanałów komunizacji dla każdego zespołu, bo prowadzi to do zamieszania. Wystarczy zdefiniować podstawowe kanały, oparte na schemacie organizacyjnym firmy, a zespoły dostosują je do swoich potrzeb.
- Należy zawsze dołączać opisy, tam, gdzie jest to wymagane.
Warto stosować emoji, które są obecnie istotnym elementem nowoczesnej komunikacji, zarówno osobistej, jak i zawodowej. Wdrożenie tzw. EmojiOps bardzo pomaga uporządkować wiadomości poprzez wykorzystanie emotikonów do uruchamiania procesów operacyjnych oraz komunikowania zatwierdzeń lub potrzeb. Oto kilka prostych przykładów, można dodać emotikony do takich informacji jak: pilna wiadomość; coś się zepsuło;
zepsute, sprawa blokuje pracę lub wymaga odpowiedź klienta, sprawa nie jest pilna, etc.
Ważna jest jeszcze jedna sprawa. Jest nią pewnych ustanowienie rytuałów promujących komunikację. Wiele organizacji oczekuje, że pracownicy będą korzystać z Microsoft Teams, jednak odkrywają, że Teams wcale nie jest otwierany regularnie. Aby pracownicy logowali się tam codziennie, trzeba stworzyć ku temu powody. W jaki sposób to zrobić? Oto kilka przykładów:
- grywalizacja – zaproponować na Teams konkursy z nagrodami w formie odpowiedzi na pytania;
- raz w tygodniu udostępniać różne ciekawostki i wskazówki związane z wykorzystaniem Teams;
- skonfigurować specjalny kanał do codziennych ogłoszeń.
W artykule wykorzystano m. in. informacje z publikacji Atlassian „3 ways to make your team fall in love with Microsoft Teams”
