Jak zwiększyć efektywność zespołu? Dziś nieodzownym elementem stają się cyfrowe technologie, które są w stanie stworzyć nowoczesny back office w wersji smart. Taki back office daje większą kontrolę nad pracą zespołu i nad procesami biznesowymi, a także obniża koszty ich utrzymania.
Aby zbudować Smart Office, warto skupić się na 4 zasadach:
- jasny podział zadań,
- jedno narzędzie dla wszystkich zespołów,
- dobra organizacja pracy zdalnej,
- sprawne zarządzanie wiedzą.
Narzędziem, które pomoże nam zrealizować te zasady, jest oprogramowanie Jira firmy Atlassian.
Spis treści
Jasny podział zadań pomiędzy pracownikami i zespołami firmy
Aby zwiększać efektywność zespołów, sprawne rozdzielanie zadań pomiędzy poszczególnymi pracownikami i różnymi zespołami jest nieodzowne.
Kluczowym elementem działań jest tu automatyzacja poszczególnych etapów procesu, który jest realizowany przez poszczególne zespoły. Automatyzacja pomaga bez udziału człowieka przypisać zadania do pracowników, kontrolując jednocześnie przebieg pracy.
Jira Service Desk dysponuje zaawansowanymi funkcjonalnościami, które pozwalają skonfigurować szablony zgłoszeń, wyeliminować powtarzalne czynności związane z ich obsługą. Wiedza poszczególnych osób przenoszona jest do systemu i staje się ogólnodostępna dla wszystkich pracowników. Gotowe przebiegi zgłoszeń (workflow) nie tylko eliminują rutynę, ale także upowszechniają wiedzę o procesach i związanych z nimi czynnościach w całej organizacji.
Dzięki automatyzacji i procesom obsługi zgłoszeń można systematycznie kontrolować proces realizacji poszczególnych zleceń kierowanych do zespołów wsparcia. Realizacja konkretnej usługi trwa krócej i pozwala na obniżenie kosztów.
Dbanie o wysoki standard pracy ułatwiają także czytelne raporty, a przecież raportowanie realizacji poszczególnych zadań jest kluczowe dla każdego menadżera.
Jira Service Desk dostarcza raporty zarówno standardowe, jak i daje możliwość stworzenia własnych na podstawie zdefiniowanych parametrów, np. czasu realizacji zgłoszenia, ilości zgłoszeń, ilości zadań wykonanych przez użytkownika, statusu wykonywanych prac czy efektywności określonej grupy pracowników. Raporty są bardzo proste w tworzeniu i mają formę czytelnych wykresów czy grafów.
Jedno narzędzie dla wszystkich zespołów wsparcia w Twojej firmie
Nie możemy mówić o efektywnej pracy zespołów w firmie, jeśli pracują one na różnych systemach, a integracja narzędzi jest czasochłonna i skomplikowana. Wyjściem jest praca na wspólnej technologii, która łączy różne działy wsparcia firmy.
Wspólna technologia nie tylko pozwala na sprawniejszą pracę i na dostęp pracowników do tych samych danych i informacji, ale również znacznie wpływa na ograniczenie kosztów związanych z posiadanymi przez firmę technologiami. Mając jedno rozwiązanie łatwiej nam też szkolić pracowników i wdrażać nowych, którzy dołączają do naszej firmy.
Aby więc poprawić wydajność pracy dzięki nowym technologiom, trzeba zastosować rozwiązanie na tyle elastyczne, aby potrafiło dostosować się do specyfiki pracy i procesów występujących w poszczególnych działach firmy. Specyfika oprogramowania Jira Service Desk daje duże możliwości dopasowania funkcji pod takie działy jak księgowość, kadry, dział prawny, IT, dział reklamacji czy obsługi klienta.
Dodatkowo system posiada możliwości integracji z innymi rozwiązaniami występującymi w firmie, jak system ERP czy CRM. Do tego dochodzą gotowe rozwiązania łączące JIRA z dziesiątkami dostępnymi na rynku aplikacjami poprzez funkcje Marketplace.
Dobra organizacja pracy zdalnej
Budowa sprawnego środowiska pracy w modelu zdalnym staje się jednym z priorytetów dla firm. Dlatego smart office wspierane przez Jira Service Desk to także udana praca rozporoszonego zespołu. A ta nie jest możliwa bez narzędzi, które zapewniają dobrą komunikację i ułatwiają planowanie procesów w rozporoszonym środowisku pracowników.
Opisane wcześniej funkcje automatyzacji procesów oraz szablonów zgłoszeń, w pełni wspierają kontrolę pracy pracowników przebywających poza siedzibą firmy. Ponieważ Jira Service Desk jest rozwiązaniem dostępnym przez internet i zapewniającym wysoki stopień zabezpieczeń w zakresie dostępu do danych, w łatwy sposób można udostępnić oprogramowanie dowolnej liczbie pracowników.
W rozproszonym środowisku pracy kluczowym staje się dostęp do wiedzy posiadanej przez organizację. Zintegrowanie Jira Service Desk z Confluence daje możliwości budowy bazy wiedzy firmy, w której będziemy przetrzymywać opisy procesów, procedur, wspólne dokumenty i pliki.
Szybki dostęp do potrzebnych informacji, naturalne wpłynie na zwiększenie efektywności pracy zespołu.
Sprawne zarządzanie wiedzą w organizacji
Przepływ wiedzy w firmie to jeden z warunków utrzymania wysokiej wydajności. Doświadczenie, jakie posiada każdy z pracowników, powinno być utrwalone i w prosty sposób udostępnione pozostałym pracownikom.
Rotacja pracowników często powoduje, że bezcenna wiedza przepada, a jej odtworzenie to dla firmy dodatkowe koszty. Wprowadzenie nowych pracowników do firmy wymaga skomplikowanych procesów i często konieczności oddelegowania kluczowych osób pracujących w danym procesie.
Dlatego w ramach smart office warto budować bazę wiedzy, którą można udostępnić nielimitowanej liczbie użytkowników, a jednocześnie zarządzać dostępem do informacji. Pomoże w tym, wspomniane już, narzędzie Confluence, które zapewnia wymianę informacji, gwarantując ich bezpieczeństwo.
Dodatkowo integrując taką bazę wiedzy z Jira Service Desk, otrzymujemy rozwiązanie, w którym każdy pracownik ma pod ręką dostęp do najważniejszych informacji o procedurach i standardach potrzebnych do sprawnej realizacji procesu.
Baza wiedzy to ułatwienie pracy nie tylko dla zespołu, ale także dla klientów, którzy mogą samodzielnie wyszukiwać informacje i rozwiązywać problem. W ten sposób obniżamy ilość telefonów do firmy i koszty drogiej obsługi telefonicznej.
Reaguj na zmieniające się warunki rynkowe – zastosuj technologię do automatyzacji swojej firmy
Zmieniające się warunki biznesowe powodują, że bez zastosowania odpowiednich technologii nie będziemy mogli utrzymać efektywność pracy zespołów, a także kosztów jej działania. Dotrzemy do „szklanego sufitu”, przez który ciężko będzie nam się przebić, aby zwiększać obroty firmy czy pozyskiwać nowych klientów.
Sprawnie zorganizowane zespoły wsparcia są kluczowe, aby sprzedać więcej towarów i usług, zapewnić klientom wysoki stopień ich obsługi, a zarządzającym dać poczucie dobrze zorganizowanej firmy.
Technologie wdrażane przez Optimatis w ramach Smart Office pomagają w ciągu kilku tygodni zmienić sposób pracy kluczowych dla firmy zespołów.
Czytaj więcej artykułów
