Usprawniona interakcja pomiędzy prawnikami zatrudnionymi wewnętrznie w firmie, a ich “klientami”, czyli pracownikami firmy, przyczynia się do redukcji kosztów działu prawnego oraz zwiększenia jego wydajności.
Skuteczne zarządzanie procesami w firmie wymaga zagwarantowania, że żadne zgłoszenie nie zostanie pominięte, każda sprawa zostanie poddana ocenie i przypisana do właściwego prawnika lub odesłane do nadawcy w celu uzupełnienia.
Często mówimy o tym, że zajmujemy się wdrożeniem systemu ITSM, jednak dziś chcemy zwrócić Waszą uwagę na kolejne pojęcie, którym jest ESM, czyli Enterprise Service Management, umożliwiający wdrożenie Jiry i jej funkcjonalności w całej organizacji.
Poniżej jedna z historii wdrożenia.
Kilka lat temu zgłosił się do nas klient, który posiadał już Jirę w dziale IT i współpracował na co dzień z Optimatis w zakresie wdrożenia, konsultacji oraz opieki nad systemem. Po dłuższym czasie korzystania z produktów Atlassiana, zauważył potrzebę usprawnienia komunikacji wewnętrznej w firmie. Zależało mu na rozwiązaniu, które łączyłoby dział prawny z pozostałymi dziedzinami działalności przedsiębiorstwa i działałby tak samo sprawnie jak w jego dziale IT.
Lepsza komunikacja między prawnikami zatrudnionymi wewnątrz organizacji, a ich klientami (pracownikami firmy) wpływa na obniżenie kosztów funkcjonowania działu prawnego i wzrost jego efektywności. Dobra organizacja procesów w firmie wymaga zapewnienia, że żadne zlecenie nie zostanie nieobsłużone, każde z nich będzie ocenione i zadekretowane do określonego prawnika lub odesłane do nadawcy, w celu uzupełnienia.
Przy dobrze zaplanowanym systemie zgłoszeń:
- nic nie umknie w sytuacji gdy dany pracownik pójdzie na urlop lub odejdzie z pracy
- opinia przygotowana przez młodszego prawnika zostanie zweryfikowana przez osobę bardziej doświadczoną
- pracownik zakładający zgłoszenie, będzie miał na bieżąco informację na temat statusu jego sprawy
- możemy zadbać o poufność sprawy
- unikniemy bałaganu w mailach
Zwiększ jakość i efektywność zarządzania usługami w całej organizacji
I właśnie taki proces zaprojektowaliśmy dla naszego klienta w Jira, bo – Yes, We Can!
A jak to zrobiliśmy, krok po kroku?
W pierwszej kolejności spotkaliśmy się z działem prawnym naszego klienta, po to by poznać ich zadania, tryb pracy jaką wykonują oraz ich mniej standardowe potrzeby.
Zbadaliśmy codzienny tryb pracy:
Czy w organizacji jest jedna osoba przyjmująca dokumenty i rozdzielająca między pracowników?
Czy wszystko ląduje na mailu? (co z naszego doświadczenia bardzo szybko wprowadza bałagan, błędy i opóźnienia)
Ustaliliśmy też, czy dział prawny klienta współpracuje na co dzień z innymi, zewnętrznymi firmami prawnymi.
W trakcie rozmowy dowiedzieliśmy się, że bardzo istotną kwestią będzie w tym przypadku dbanie o tajność aktów oraz zarządzanie dostępami do każdej poszczególnej sprawy.
Następnym krokiem w naszej współpracy było przygotowanie i przedstawienie klientowi dopasowanego na miarę projektu systemu Jira. Czasem nasza praca przypomina zawód krawca 🙂
Po kilku uwagach działu prawnego i wdrożonych poprawkach, mieliśmy gotową wersję testową, idealną do sprawdzenia na “żywym organizmie”.
Jakie “smaczki” zawierał przygotowany przez nas system?
- możliwość wyboru obszaru tematów naszej sprawy: konsultacje z zakresu prawa, opiniowanie dokumentów, okresowe przeglądy dokumentacji
- wewnątrz działu dostępne są również działania, np cykliczne zadania, które są przypisane do konkretnych pracowników
- formularze zgłoszeń automatyzują wiele procesów zewnętrznych (np wybierając kategorię prawa karnego, zgłoszenie przypisane zostanie automatycznie do konkretnego prawnika w firmie)
- wbudowaną bazę wiedzy, która zawiera szybkie odpowiedzi oraz odpowiednie wzory dokumentów, formularze, podania urzędowe, które zgłaszający będzie mógł samodzielnie pobrać. Jest to element, który odciąża dział prawny z prostej lecz czasochłonnej pracy
- zgodnie z zapotrzebowaniem klienta - przewidzieliśmy temat dostępów do dokumentacji, tak aby dane wrażliwe były dostępne wyłącznie dla konkretnych pracowników
- cały system zaprojektowany został przez nas tak, aby osoba zajmująca się zarządzaniem działu miała na bieżąco wgląd w status spraw i wszystkie potrzebne statystyki
Nasza otwartość na realizację zadań z zakresu poza IT, pozwoliła na szybkie wdrożenie procesu.
Po testach mieliśmy już możliwość sprawnie wdrożyć system w życie codzienne firmy. Z informacji, które docierają do nas od klienta wiemy, że współpraca między zespołami uległa znacznej poprawie!
“Nie musimy ciągle chodzić od biurka do biurka i zajmować sobie nawzajem czas pytając do kogo zgłaszać daną kwestię prawną. Teraz do biura prawników przychodzę tylko na kawę.” – cytat z maila od naszego klienta.
Czy czujesz potrzebę usprawnienia komunikacji między działami w Twojej firmie?
Daj znać! Znajdziemy rozwiązanie.
